خلاصه مقاله

در اين مقاله به بررسي نقش تكنولوژي اطلاعات بر روي مهندسي مجدد پرداخته‌ايم و اينكه تكنولوژي اطلاعات كمك شاياني به سازمانها در جهت انطباق با دگرگوني‌هاي محيطي مي‌كند و آنها را مقيد به بازآفريني ساختار سازماني خود مي‌كند و در اين مقاله ابتدا خود تكنولوژي اطلاعات را مورد بررسي قرار داده‌ايم و بعد از آن به معرفي مهندسي مجدد و اينكه چگونه و از كجا آغاز مي‌شود و در چه بخشهائي صورت مي‌گيرد و توسط چه كساني انجام مي‌شود و همچنين مراحل انجام مهندسي مجدد و تاثيراتي كه بر روي ساختار مشاغل و افراد و كليه بخشها و فرآيندها مي‌گذارد مورد بررسي قرار داده‌ايم و همچنين به نقش و تاثير فن‌آوري روي مهندسي مجدد كسب و كار پرداخته‌ايم.

 

نكات كليدي:

فن‌آوري اطلاعات، مهندسي مجدد، فرآيندهاي سازماني، رهبري، اطلاعات و افراد سازماني.

 

مقدمه:

ويژگي دنياي امروز سرعت بالاي انتقال اطلاعات است و پيشرفتهاي چشم‌گيري در علوم و فن‌آوري اتفاق مي‌افتد. امروزه محصولات و خدمات جديد، ابداع روشهاي جديد، ابزار جديد، يك امر عادي تلقي مي‌شود نو و جديد بودن اكنون يك راه و روش زندگي كردن شده است سازمانها يافته‌اند كه شيوه‌هاي سنتي كسب و كار ديگر پاسخگوي شرايط محيطي نوين نيست و بايد آنها را كنار گذاشت و از طريق بهره‌گيري از فرصتهاي بوجود آمده كه حاصل رشد و گسترش فن‌آوري به طور خاص فن‌آوري اطلاعات فعاليتهاي خود را مورد بازنگري قرار بدهيم. سه عامل وجود دارد كه فشارهايي را بر يك سازمان وارد مي‌سازند كه به sَc3 معروف هستند.

1ـ مشتري costorner

او تبين مي‌كند كه چه مي‌خواهد چه ميزان مايل است چگونه كالاهايي مورد علاقه‌اش را تهيه مي‌كند.

2ـ رقابت competetion

رقابت ب طور قابل ملاحظه‌اي در مورد كالا، خدمات، كيفيت، قيمت . . . در حال افزايش است رشد مؤسسات بين الملل و رشد فن‌آوريها رقابت را فشرده‌تر و نزديك‌تر كرده است.

3ـ تغيير change

تغيير به طور مداوم و مستمر در حال انجام است بازار، كالا، خدمات، محيط‌هاي كسب و كار، افراد غالباً در حال تغيير هستند بنابراين با توجه به اين تغييرات سازمانهاي نيازمند يك بازانديشي اساسي در سازماندهي روشهاي كسب و كار كه سازگار با فن‌آوري و محيط رقابتي باشند مي‌باشد. با توجه به اين تغييرات بنيادين و نقش مشتري‌ها و رقابت بسياري از سازمانها بايد ساختار سنتي خود را با فن‌آوري‌هاي جديد مطابقت بدهند و براي اين امر نيازمند مهندسي مجدد در سازمانهاي خود مي‌باشند.

 

فن‌آوري اطلاعات:

در دنياي كنوني نظام مديريت سنتي دچار تحولات عميقي شده است و جريان عظيم اطلاعات فرآيند تصميم‌گيري را نيازمند آشنائي كامل مديران با سيستم‌هاي اطلاعاتي و استفاده بهينه از آن ساخته است فراتر از مفهوم اطلاعات، تكنولوژي اطلاعات به عنوان اصلي‌ترين عامل تغيير، بازنگري فعاليتها براي نيل به اهداف سازماني شناخته شده است. با رشد تكنولوژي از يك سو و خارج شدن فرآيندهاي سازماني از حالت ايستا از طرف ديگر سازمانها نيازمند بازنگري عملكرد خود مي‌باشند تا زمينه‌هاي مساعدي را براي رشد و پويائي خود براي تطبيق با تغييرات تكنولوژيكي و محيطي نائل آيند. در تمامي صنايع از بانكداري تا ساخت و توليد، قدرت عظيم اطلاعات مديران را ملزم به ايجاد تغييرات زيادي در بخش‌هاي مختلفي از فعاليتهاي خود كرده است. به نحوي كه مديران پيشرو ملزم به استفاده از زمينه‌هاي نو و جديد از كاربري اطلاعات هستند. و براي ورود به صحنه رقابت جهاني نيازمند دارا بودن سيستم‌هاي بهينه اطلاعاتي ـ ارتباطي بين الملل است كه به سازمان كمك مي‌كند كه منابع مختلف را با تركيبي مناسب از آنها تهيه كرده و تغييرات استراتژيك عمده‌اي ايجاد كند. نقش فن‌آوري اطلاعات و مديريت اطلاعات كاهش هزينه‌هاست و برگشت سرمايه كه منابع سازمان بسيار منعطف عمل مي‌كنند و نسبت به تغييرات ميحطي راحت‌تر عكس العمل نشان مي‌دهند رشد تكنولوژي الكترونيك، مخابرات و كامپيوتر و ادغام و ايجاد شبكه‌هاي كامپيوتري سازمانها را براي ورود به صحنه‌ تجارت جهاني آماده كرده است. ايجاد پايگاه اطلاعاتي كه برگفته از تكنولوژي اطلاعات، فرآيندهاي پيچيده‌سازماني را تسهيل مي‌كند و با اتصال سازمانها را به ديگر شبكه‌هاي سازماني ايجاد مي‌كند و مديران را در تصميم‌گيري بهنگام كمك مي‌كند و مي‌توان سياستهاي استراتژيك را پيش‌بيني كرد

 

مهندسي مجدد

يكي از انديشه‌هاي نوين در اوايل دهه 90 در جهت كاراتر كردن فعاليت‌هاي كسب و كار تفكر مهندسي مجدد فرآيند كار با مهندسي مجدد بود كه برخلاف شيوه سنتي كه تقسيم كار را بر مبناي وظايف انجام مي‌داد به تقسيم كار براساس فرآيندها تأكيد داشت. مهندسي دوباره يعني همه چيز را از نو آغاز كردن و كنار گذاشتن سيستم موجود و برپا كردن نظامي‌ نوين است و نيازمند بازگشت به آغاز كار و ابداع روشها و راههاي بهتري براي انجام كار است. اين نوع تعريف براي نشان دادن مفهوم مهندسي مجدد به مردم مناسب است ولي براي كساني كه مي‌خواهند اين انديشه را در يك سازمان به كار ببرند نيازمند مطالب بيشتري در مورد مهندسي مجدد مي‌باشند اينكه يك شركت چگونه كار خو را مهندسي مجدد مي‌كند؟ از كجا آغاز مي‌شود؟ چه كساني درگير مسأله خواهند بود؟ انديشه دگرگوني بنياني از كجا سرچشمه گرفته است؟ دگرگوني در چه قسمتي صورت مي‌گيرد؟ و.‌.‌.

بسياري از انديشمندان علوم مديريت تعاريف متعددي از مهندسي مجدد ارائه داده‌اند:

1ـ مهندسي مجدد يعني شروع دوباره است.

2ـ مهندسي مجدد، استفاده از ابزارها و روشهاي تكامل يافته و تركيب آنها با تكنولوژي توانمند نوين به منظور فراهم آوردن دگرگوني‌هاي شديد و در سطح سازمان و ارضاي مشتري است.

تعريف جامع‌تر از مهندسي مجدد عبارت است از:

بازانديشي بنيادين، طراحي نو و ريشه‌اي فرايندها براي دستيابي به پيشرفتي شگفت انگيز در بحران با توجه به معيارهاي نظير هزينه، كيفيت، خدمات و سرعت است كه در تعريف فوق چند واژه كليدي وجود دارد عبارتند از:

بنيادين: يعني كاري را از بن ريشه‌ و دوباره طراحي كردن است.

ريشه‌اي: يعني با دگرگوني‌هاي سطحي سازگار نيست بلكه بايد به ريشه فرآيندها به منظور اعمال تغييرات اساسي بپردازند.

شگفت‌انگيز: يعني جهش شگفت انگيز و چشم گير كه كهنه‌ها را به باد داده و چيزي كاملاً نو به جاي آن بگذارد.

فرآيند: مهمترين نقش را دارد يعني به جاي توجه به وظيفه‌ها و شغل‌ها و ساختار به فرآيندها تأكيد مي‌كند كه مجموعه‌اي از كارها و وظايف است كه به طور نظام يافته به دريافت داده‌ها پردازش و حصول نتايجي با ارزش مي‌گردد.

 

مراحل اجرائي مهندسي مجدد:

براي موفقيت يك برنامة مهندسي مجدد، قبل از اجراي آن معمولاً چهار عامل بايد فراهم شود.

1ـ احساس درد از وضع موجود: وضعيت موجود بايد دردآور باشد تا سبب تشويق كاركنان به حركت بشود.

2ـ منافع حاصل از دگرگوني در آينده: منافع پيش‌بيني شده حاصل از مهندسي مجدد بايد روشن باشد تا به سازمان كمك كند كه اراده و عزم لازم براي حركت به جلو بيابد.

3ـ درك ضرورت دگرگوني از سوي رهبر: اگر رهبر سازمان در مورد ضرورت و نياز به دگرگوني در سطوح فوقاني به صورت ريشه‌اي و در سطحي از مهندسي مجدد كه بدان نياز دارد مجاب نشود هر نوع برنامه‌اي كه براي مرحله استقرار ايجاد مي‌شود با شكست مواجه مي‌شود.

4ـ فراگير بدون كل سازمان: مهندسي مجدد براي رسيدن به نتايج مطلوب نياز به فراگير بودن آن در كل سازمان دارد ولي اكثر سازمانها از انجام دادن كامل دگرگوني طفره مي‌روند و تنها به مهندسي مجدد يك بخش سازمان مبادرت مي‌ورزند. مهندسي مجدد سازمان فقط به تجديد طراحي فرآيندهاي يك سازمان مجدد نمي‌شود بلكه ذهن افراد را بايد مهندسي مجدد كند.

روش‌هاي گوناگوني جهت اجرا مهندسي مجدد ارائه شده است كه ممكن است در موارد جزئي با يكديگر تفاوت داشته باشند ولي در رويكرد كلي مشابه و يكسان به نظر مي‌رسند.

مرحله اول: ايجاد اهداف و تعيين محدوديت‌ها

مرحله دوم: انتخاب فرآيندي كه بايد بهبود يابد.

مرحله سوم: استفاده مؤثر از فن‌آوري اطلاعات در فرآيند جديد

مرحله چهارم: توسعه سيستم‌ها و ساختارهاي مورد نياز سازمان

مرحله پنجم: آموزش كاركنان براي تأثير بر تحول فرهنگي و اجراي سيستم.

 

بازانديشي در فرايند كسب و كار:

در مهندسي مجدد بار اساسي الگوي صنعتي به مخالفت برخاسته‌ايم ما مي‌گوئيم كه براي دستيابي به نيازهاي امروزي، همچون كيفيت برتر، خدمات، انعطاف‌پذيري، هزينه پايين بايستي فرآيندها را ساده كنيم اين ساده جوئي تأثيرهاي فراوني بر طراحي فرآيندها و شكل‌گيري سازمانها خواهد داشت. اينك پاره‌اي از وجوه مشترك، همگونيها و ويژگي‌ها را كه در فرآيند مهندسي مجدد به فراواني مي‌بينيم در زير مي‌آوريم.

·چندين شغل يكي مي‌شود: اساسي‌ترين وجه مشتركي كه در اثر مهندسي دوباره پيدا مي‌شود حذف خط مونتاژ است بسياري از شغل‌ها و وظيفه‌ها مشخص گذشته درهم ادغام و يكي مي‌شوند مثلاً در «آي بي‌ام كريديت» چندين شغل «بررسي اعتبار» «قيمت گذاري» و مانند اينها در يك سمت كارمند عمومي يكپارچه شدند. در مهندسي مجدد وظايف جداگانه خدمت به يك مشتري در يك جا گرد آمده و مسئول مشخص بدان گمارده‌اند، چنين كسي كه مسئوليت آغاز و پايان كار را عهده دار است «كارگشا» ناميده‌ايم در بعضي مواقع اينگونه نيست و شركت براي انجام يك فرآيندي به چندين نفر نياز دارد و يا نمي‌توان تمام مهارتها را براي انجام كار به يك نفر آموزش داد در چنين وضعيتي به تشكيل گروهها مي‌پردازيم تا تمام مهارتها را براي تكميل كار خود در دست داشته باشند كه به اين گروه تيم كارگشا مي‌گوئيم كه باعث مي‌شود بازده چشم‌گير و حذف كار دست به دست باعث پيشگيري از اشتباه، تأخير و دوباره‌كاري مي‌شود و هزينه بالاسري كاهش يافته و با دادن اختيارات و دلگرمي به كاركنان آنها را در نوآوري و سازندگي و يافتن راههاي كوتاهتر انجام كارها تشويق مي‌نمايند و بهينه شدن امر كنترل نيز حائز اهميت است.

 

• تصميم‌گيري با كاركنان است:

شركتها با مهندسي دوباره در اختيار داشتن كاركنان و تيم‌هاي كارگشا فرآيندهاي كار را نه تنها به صورت افقي بلكه به صورت عمودي نيز به هم فشرده‌اند فشردگي عمودي ساختار شركت بدين معنا است كه كاركنان ديگر نياز ندارند كه مانند گذشته براي كسب تكليف همواره به سوي بالاي هرم مديريت بنگرند. اينك آنها خودشان تصميم مي‌گيرند و تصميم‌گيري بخشي از كار شده است. كه اين امر باعث تأخير كمتر، هزينه بالاسري كمتر و پاسخگوئي بهتر و سريعتر به مشتري مي‌شود و تواناتر شدن كاركنان در انجام مسئوليتهايشان.

 

· مراحل موجود در يك فرآيند به گونه‌اي طبيعي‌تري انجام مي‌شود:

در فرآيند مهندسي مجدد ترتيب مرحله‌هاي كاربر پايه نياز آنها است مثلاُ يك شركت صنعتي از دريافت درخواست تا نصب دستگاه مورد نظر پنج گام وجود داشته گام اول: شناخت نيازها و مشخصات درخواست مشتري گام دوم: تبديل ويژگيهاي درخواست به كدهاي داخلي شركت گام سوم: انتقال كدها به واحدهاي توليدي و انبارها گام چهارم: دريافت قطعات و مونتاژ دستگاه سفارشي و گام پنجم: نصب و تحويل دستگاه به مشتري. بنا به روش سنتي اين گام‌ها بايد مرحله به مرحله و به ترتيب، پشت سر هم انجام بگيرند ولي از ديدگاه مهندسي مجدد همين كه اطلاعات كافي توسط گام نخستين آماده شد گام دوم آغاز مي‌شود و همزمان با گام‌هاي ديگر گام اول نيز به جمع‌آوري اطلاعات خود مي‌پردازد. كه مزاياي آن عبارتند از: چندين مرحله همزمان انجام مي‌شود. 2ـ حذف زمانهاي تلف شده ميان پايان يك مرحله و آغاز مرحله بعد.

 

· فرآيندها چند رويه هستند:

فرايندهاي سنتي «يكسال نگر» بسيار پيچيده هستند زيرا بايد به تمام جوانب ريز و درشت كار توجه بشود ولي در فرايند چند رويه‌اي بسيار ساده و روشن است زيرا هر حالتي ويژه مواردي است كه براي آن در نظر گرفته‌اند مثلاً فردي براي تعمير مختصري از خانه‌اش اجازه شهرداري را نياز دارد او براي اين كار همان فرآيند را طي مي‌كند كه يك برج ساز بزرگ با هزاران نقشه طي مي‌كند و طرح درخواستي او پس از شش ماه در انجمن شهر مطرح و فقط 30 ثانيه وقت آن را مي‌گيرد و در يكسان سازي سنتي اين كار انجام مي‌شود ولي در مهندسي مجدد بايد دو تا سه حالت را از هم جدا بكنيم طرح كوچك، بزرگ، متوسط و درخواست اين فرد به بخش مناسب خود مي‌رود.

 

· كار در واحدي كه منطقي‌تر است انجام مي‌شود:

عبور از مرزهاي سازماني است. در سازمانهاي سنتي انجام كار برگردن متخصصان سامان يافته است حسابداران فقط به كار حسابداري مي پردازند و كارمندان تداركات كارهاي خريد و سفارش را انجام مي‌دهند و اگر اداره حسابداري به چند تا مداد نياز داشته باشد بايد درخواست بدهد به سؤال تداركات و آنها مراحلي را كه ممكن است چندين هفته طول بكشد انجام بدهند تا اين چند مداد به اداره حسابداري برسد مثلاً يك شركتي بر اساس آزمايش كنترل شده‌اي براي خريد يك يا مداد 3 دلاري 100 دلار هزينه كرده است به همين جهت اداره و شركت مورد نظر ادارات خود را در خريدهاي كوچك آزاد گذاشت به سخن ديگر حسابداران خود مدادهاي خود را تهيه مي‌كنند و اداره تداركات هم فهرستي از فروشندگان تأييد شده و قيمتهاي مورد توافق در اختيار آنها مي‌گذارد و حتي يك كارت اعتباري به آنها مي‌دهد و آنها نيازشان را از اين كارت تهيه مي‌كنند و بانك صادر كننده كارت در پايان ماه گزارش خريد همه كارتها را به شركت مي‌فرستد و حسابداري هزينه‌ها را در دفتر خود نيز ثبت مي‌كند پس براثر مهندسي مجدد مرزهاي سازماني در نور ديده مي‌شود و جائي قرار مي‌گيرد كه كارها بهتر انجام بشود.

 

· بازرسي و كنترل كاسته مي‌شود:

يكي ديگر از وظايف غير مولد سازماني كه با مهندسي دوباره به كمترين حد مي‌رسد بازرسي و كنترل است مهندسي دوباره به رهيافت معتدل‌تري توجه دارد. به جاي كنترل دقيق كارهاي در حال اجرا به بازرسي انبوه و نهائي پرداخته و موارد جزئي را ناديده مي‌گيرد مثلاً خريد ادارات با كارت اعتباري كه ياد كرديم اين فرآيند مانند گذشته نياز به كنترل ندارد زيرا راه كنترلي خو را به همراه دارد و با گزارشات ماهانه بانك مواد غيرمجاز شناسائي مي‌شود و حتي اگر از اين كارت هر 500 دلار آن استفاده شود هزينه‌اش از دستگاه كنترل پيشين كمتر است و باعث رضايت‌بندي مشتري و از شكايتهاي احتمالي مي‌كاهد.

 

· مديران «كارگشا» تنها نقطه تماس:

به كار گرفتن فردي كه مي‌توان «مدير كارگشا» ناميده شود اينكار وقتي ضرورت دارد كه فرآيند بسيار گسترده بوده و انجام همه مراحل آن از عهده يك فرد يا يك نيم كوچك بر نيايد مدير ياد شده براي اجراي نقش خود كه پاسخگوئي به مشتري و نيز رفع مشكلات مي‌باشد نياز به دسترسي به كل سيستم‌هاي اطلاعاتي و اختيار و تماس با همه مجريان فرآيند را دارد.

 

· تركيب تمركز و تمركز زدائي متداول است:

در شركتهاي كه به مهندسي دوباره دست زده‌اند توان استفاده از امتيازهاي هر دو دنياي متمركز و غيرمتمركز در يك فرآيند را يافته‌اند. فن‌آوري اطلاعات به شركتها اين امكان را مي‌دهد تا واحدهاي مختلف همانند سازمانهاي كاملاً مستقل عمل كنند در حالي كه داشتن پايگاه كامپيوتري با داشتن همه اطلاعات موجود و جاري در شركت مزاياي سازمانهاي متمركز را به ارمغان مي‌آورد نمايندگان فروش و فروشندگان بسيار با همراه داشتن «كامپيوترهاي كتابي» كه به كمك «مردم» بدون سيم با كامپيوتر مركزي در ارتباط است در هر جائي كه باشند به آخرين اطلاعات شركت دسترسي دارند. و با تهيه قراردادهاي فروش بوسيله كامپيوتر امكان هرگونه اشتباه فروشنده در مورد قيمت و شرايط فروش از بين مي‌رود و نيز كاغذ بازي و ديوانسالاري در فرايند فروش بين شركت مركزي و نمايندگان منطقه‌اي كاسته مي‌شود.

همه ويژگي‌هايي كه بر شمرديم به اين صورت نيست كه در تمامي شركتهائي كه از مهندسي مجدد استفاده كرده‌اند وجود دارد زيرا پاره‌اي از اين ويژگي‌ها هم با يكديگر در تناقض هستند.

 

چه كسي مهندسي مجدد را انجام مي‌دهد:

شركت خود به مهندسي مجدد دست نمي‌زند اين كاربر عهدة انسانها است نحوة گزينش و سازماندهي افرادي كه مهندسي مجدد را عهده‌دار هستند كليد پيروزي شركت در اين تلاش بسيار مهم مي‌باشد. در شركتهائي كه به مهندسي دوباره پرداخته‌اند ما شاهد پيدايش نقش‌هاي زير به صورت مستقل و يا تركيبي بوده‌ايم:

رهبر: يكي از مديران ارشد كه اجازه كار و پشتيباني از آنرا بر عهده دارد.

صاحبكار: يك نفر مدير كه مسئول فرآيند و كوششهائي است كه براي مهندسي دوباره آن را صورت مي‌گيرد.

تيم مهندسي دوباره: گروهي از كاركنان كه به شناسائي جنبه‌هاي گوناگون فرآيند كنوني و طراحي و اجراي مهندسي دوباره آن گماشته مي‌شوند.

كميته پيشبرد: چند تن از مديران خبره كه ارگان خط دهي و نظارت بر پيشرفت كارند.

امير مهندسي دوباره: فردي كه مسئول آماده كردن روشها و ابزار مهندسي دوباره در سطح شركت و ايجاد هماهنگي ميان پروژه‌ها جداگانه ايست كه در اين زمينه انجام مي‌پذيرد.

در يك حالت دلخواه رابطه نقش‌هاي ياد شده چنين است: رهبر صاحب كار را تعيين مي‌كند. او نيز به كمك امير و پشتيباني كميته پيشبرد به گزينش اعضاي تيم و اجراي مهندسي دوباره فرآيند خواهد پرداخت.

 

رهبر: leader

اين فرد مجوز لازم را داده و مهندسي دوباره را ممكن مي‌سازد و او از ارشدترين مقامات شركت است كه اختيار زير و رو كردن سازمان را دارد و آنقدر بر كاركنان نفوذ دارد كه مي‌تواند آنها را به پذيرش آثار ويل سنگري تشكيلات كنوني براثر مهندسي دوباره فرآيندها را دارد ممكن است كار مهندسي دوباره را، بدون رهبر شروع كنيم ولي با مشكلاتي روبرو خواهيم شد. رهبر مهندسي مجدد معمولاً برگماشته نمي‌شود بلكه فردي است كه بخاطر مسئوليت بالائي كه دارد چنين احساس مي‌كند كه بايد شركت را از گرداب نابودي نجات داده و آن را از نو بيافريند. نقش آغازين رهبر «الهام بخشي و «انگيزش» است وي با بيان و تشريح ديدگاه خود از سازمان آينده از همه كاركنان مي‌خواهد تا بالاترين كوشش خود را در اين راه به كار گرفته و سرمايه‌گزاري نمايند رهبر بايستي دشواري سهمگيني را كه در راه رسيدن به هدف وجود دارد به همگان گوشزد و نتيجه دلخواه آينده را هم نشان دهد. و همچنين محيط انجام مهندسي مجدد را فراهم كند مديران فراواني با شكستن قوانين و مقررات كهن و كنار گذاشتن تجربه‌هاي پيشين به مخالفت خواهند پرداخت توجه رهبر بايد نيمي صرف تشويق مسئولان و اعضاي تيم‌هاي بازسازي و نيمي ديگر صرف پشتيباني بيدريغ از آنها گردد. او بايد بگويد كه بايد شجاع باشيد هركس يا هر چيزي كه سر راه شماست به من واگذار كنيد برطرف كنم. رهبر مناسب تنها به اعتبار سمت اداري انتخاب نمي‌شود بلكه از نظر شخصيتي نيز بايد بلندپرواز، پرتحرك و هوشمند باشد و افراد را وا مي‌دارد كه با انديشه‌هاي او را بخواهند و با رغبت بپذيرند پاره‌اي از مديران به اين نتيجه رسيده‌اند كه انجام مهندسي دوباره در سازماني كه بشدت با دگرگوني‌ها مخالفت مي‌كند عملي نيست بنابراين پيش نياز كار آماده نبودن مقدمات و تغييرات سازماني است. بايد پلهاي پشت سر را شكست تا تنها راه به پيش باشد. ناكامي بيشتر كوششهاي مهندسي دوباره سازمانها ناشي از كوتاهي‌ها و شكست رهبري است در نبود رهبري بخشهائي از سازمان كه پاره‌اي از وظايف و احتياجاتشان به سود فرآيندهاي تازه محدود مي‌شود همكاري لازم را نخواهند نمود. نقش رهبري بسيار مهم است ساير نقشها مهم هستند ولي همسنگ رهبري در اجراي مهندسي مجدد نقش ندارند.

صاحبكار:

صاحب‌كار مسئول انجام مهندسي مجدد در فرآيند مشخص مي‌شود بايستي از مديران رده بالاي صف و داراي احترام و نفوذ در شركت باشند در حالي كه كار رهبر براه انداختن كسي مهندسي دوباره است وظيفه صاحب كار اجراي جزئي و دقيق برنامه در يك بخش معين مي‌باشد. شهرت، عملكرد و امتيازهاي وي پشتوانه پيشرفت كار خواهد بود. يافتن چنين فردي مشكل است زيرا همه مديران وظيفه‌گرا بار آمده‌اند و كمتر به كل فرآيند توجه مي‌كنند فرآيندها هم اغلب مرزهاي سازماني را در نور ديده و شناسائي آن هم مشكل است. رهبر پس از شناسائي فرآيند و مرزهاي آن صاحب كاري را بر مي‌گزيند تا اجرا را بر عهده بگيرد و بيشتر وقتها اين شخص مسئول كنوني يكي از وظيفه‌هاي موجود در فرآيند مي‌باشد صاحب كار بايد از پذيرش و احترام همكاران برخوردار بوده و دگرگونيهاي ژرف را بپذيرد، سردرگمي‌ها را تحمل نموده و در مبارزه آرام و متين باشد. او مجري مستقيم فعاليت‌ها نبوده بلكه ناظر خواهد بود و تيم عملياتي تشكيل مي‌دهد و منابع را تهيه كرده و وظيفه عمده ديگر آن انگيزش و تشويق و راهنمائي اعضا تيم مي‌باشد او به عنوان نقاد، سخنگو، ناظر و رابط گروه اقدام مي‌كند با كامل شدن مهندسي مجدد كار آن تمام نمي‌شود بلكه بايد فرآيند را زير نظر داشته و بر اجراي درست آن نظارت كند.

 

 

تيم مهندسي دوباره:

كار واقعي مهندسي دوباره و بار سنگين آن بر دوش اعضاء تيم مي‌باشد اينها افرادي هستند كه بايد انديشه ها و برنامه‌هاي مهندسي دوباره را عرضه كرده و در بيشتر وقتها خود نيز مسئول اجراي آن مي‌شوند تيم تنها مسئوليت يك فرآيند را در يك زمان به عهده مي‌گيرد چنانچه يك شركت بخواهد چندين فرآيند را همزمان به مهندسي دوباره بسپارد بايستي به شماره آنها تيم‌هاي مهندسي جداگانه تشكيل دهد و به اين اعضا تيم مي‌گوئيم نه كميته كه بايد كوچك و اعضا آن 5 تا 10 نفر باشند و از هر دو افراد بيروني و دروني تشكيل مي‌شود. دورني‌ها كساني هستند كه وظايف درون فرآيند را بر عهده دارند درونيها گاهي آنچه كه بايد باشد با آنچه كه هست اشتباه مي‌گيرند بايد كساني را برگزيند كه تا اندازه‌اي با روشهاي موجود آشنائي داشته باشند آنها بايد به تكروي شهرت داشته و از بهترين ستارگان آن باشند و صاحب نظر بوده و همكاران نظرات آنها را بپذيرند حال بايد بدانيم كه دروني‌ها به تنهائي نمي‌توانند به مهندسي دوباره بپردازند آنها ديدگاهشان محدود به فرآيندي است كه با آن آشنا هستند و كوشش آنها اين فرآيند را 10% بهتر مي‌كند ولي نمي‌توانند ارتباط آن را با كل سازمان ارزيابي كنند آنها مي‌دانند چه چيزي بايد تغيير كند ولي براي اقدام به دگرگوني و تغيير به عاملي نيرومند و ويرانگر نيازمند هستند كه بايد از بيرون به كمك بيايد آنها در كار جاري تيم مشاركت ندارند بنابراين مي‌تواند ديدگاه گسترده‌تر و عالي‌تري براي آن داشته باشند و چون آنها مستقيماً هدف دگرگوني‌ها نمي‌باشند در خط‌پذيري بي‌باك‌تر هستند و شنوندگان خوبي آنها بايد باشند و براحتي ارتباط برقرار كنند. دورنگر و دريادگيري بسيار با استعداد باشند زيرا بايد در زمانهاي كوتاه و با شتاب در مورد فرآيندهاي گوناگون مطلب بياموزند. آنها بايستي داراي نيروي انديشه و پندار قوي باشند. دروني‌ها و بيروني‌ها به آساني با هم قاطي نمي‌شوند دروني‌ها به هنگام گفتگو در مورد كارهاي جاري تيم، علاقه‌مند به راهنمائي آمرانه ديگران نيستند آنها مايلند خود به بحث و جدل بپردازد و حتي تند و تيز برخورد نمايند. بدون اين چنين برخوردها و اختلاف عقيده‌هائي، مهندسي دوباره شكل نخواهد گرفت «ديويلي هيوم» فيلسوف اسكاتلندي مي‌گويد در حقيقت از اختلافهاي ميان دوستان آشكار مي‌شود.» اعضا تيم بايد انتظار پاره‌اي سردرگمي‌ها را داشته و بتوانند با آنها كنار آيند. تيم مهندسي دوباره، سرپرست رسمي ندارد.

 

كميته پيشبرد:

تشكيل اين كميته اختياري است و پاره‌اي از شركتها بدون آن عمل كرده‌اند. اعضاي چنين كميته‌اي گروهي از مديران ارشد شركت، برپاست رهبر مهندسي دوباره و صاحبكاران فرآيندها هستند تنظيم و تصويب برنامه راهبردي دگرگونيها به عهده اين كميته است. و اولويت فرايندها و تقسيم منابع در ميان آنها را تعيين مي‌كنند و نقش برجسته‌اي در اجراي مهندسي مجدد گسترده‌اي در شركت داشته باشد.

 

امير مهندسي دوباره:

امير دو وظيفه اصلي را به عهده دارد: نخست، ياري رساندن و پشتيباني از صاحبكارها و تيم‌هايشان بطور جداگانه و دوم، هماهنگ نمودن فعاليتهاي مهندسي دوباره در كل سازمان. هر صاحبكار تازه برگزيده‌اي، نخست بايد به نزد امير و اطلاعات لازم درباره وظيفه‌اي را كه به وي محول شده است از وي بگيرد. امير مي‌تواند در انتخاب اعضاء درون سازماني تيم و حتي معرفي و تأمين اعضاي برون سازماني كمك و همكاري نمايد. امير مي‌تواند صاحبكار تازه را از مشكلاتي كه در پيش رو دارد آگاه سازد و امير همچنين بر فعاليت صاحبكار نظارت مي‌كند و از بيرون رفتن آنها از مسير درست مهندسي جلوگيري مي‌كند. و گاهي خود امير مشكل ساز مي‌باشد و با اعمال كنترل‌هاي زياد و غير ضروري از ياد مي‌برد كه رهبر و صاحبكاران مسئوليت اصلي را بر عهده دارند. شركت بايد در اين زمينه حساس بوده و از بروز چنين مشكلي جلوگيري نمايد و اجراي مهندسي مجدد بر عهده مديران صف مي‌باشد.

 

نقش فن آوري اطلاعات در مهندسي مجدد فرآيند كسب و كار:

همان گونه كه گفته شد مهندسي مجدد كسب و كار اشاره به ارائه نوآوري‌هاي قابل توجه در ساختار سازمان و شيوه‌هاي انجام كسب و كار دارد در مهندسي مجدد فرايند كسب و كار ابعاد انساني و فن آوري سازمان مورد توجه قرار مي‌گيرد و يكي از واكنش‌هاي حياتي سازمان به فشارها با محرك‌هاي محيطي است فن‌آوري اطلاعات نقشي بنيادين در ايجاد تحول سازماني دارد لذا يكي از اركان اساسي در مهندسي مجدد كسب و كار است.

در چنين دهه گذشته از فن آوري اطلاعات جهت ارتقاي كارائي و كيفيت فعاليت‌ها سازمانها از طريق مكانيزه كردن فرآيندهاي موجود استفاده شده است ولي وقتي از مهندسي مجدد فرآيند كسب و كار بحث مي‌شود فرآيند سنتي نگاه به مشكلات تغيير و سپس انتخاب فن آوري براي حل آن بايستي در دستور كار قرار بگيرد.

فن آوري اطلاعات از طريق اتوماسيون، امكان انجام كار در محيط‌هاي مختلف، انعطاف‌ در توليد، تحويل سريع خدمات كالا به مشتري ارائه مدلي نو از كسب و كار انجام پردازش‌هاي همزمان در بين گروههاي درگير كسب و كار را عملي مي‌سازد علاوه بر مكانيزه كردن فرآيند كسب و كار به طراحي فرآيند جديد و ايجاد فرصت‌هايي جهت بوجود آمدن برتري رقابتي نسبت به رقبا بيانجامد. زمينه‌هايي كه فن آوري اطلاعات از مهندسي مجدد كسب و كار حمايت مي‌كند عبارتند از:

ـ كاهش زمان فرآيند و پاسخگوئي به بازار

ـ توانمند سازي كاركنان و كار گروهي

ـ نگرش مشتري ـ محور مديريت روابط مشتري

Customer Relationship Management (CRM)

ـ بازسازي و نوسازي ساختار و ساختاري مبتني بر كارگروهي.

ـ مشاركت تجاري

ـ تجارت الكترونيك

نقش فن آوري اطلاعات مي‌تواند با توسعه شبكه‌هاي اينترنتي و اينترانت و نوآوري‌هاي نوين فن آوري در طراحي مجدد فرآيندها بسيار گسترده باشد از فن آوري اطلاعات مي‌تواند در كليه سازمانها اعم از دولتي يا خصوصي در بهبود فرآيندهاي كسب و كار استفاده كرد.

برخي از تغييرات حاصل از فن آوري اطلاعات در فرآيندهاي كسب و كار در جدول زير نشان داده است.