مدیریت امور اداری و پشتیبانی
مقدمه
مديريت امور اداري و پشتیبانی موسسه در راستاي تحقق اهداف خود، اهم برنامهريزيهاي خود را بر روي منابع انساني اجراي صحيح بخشنامهها، آئيننامهها و... در چار چوب مقررات و قانون نموده كه خلاصهاي از آن بهشرح ذيل مرقوم ميگردد.
آشنایی با شغل مدیر امور اداری
مدیر امور اداری برنامه ریزی، هدایت و هماهنگی خدمات اداری و پشتیبانی سازمان را برعهده دارد. در یک سازمان کوچک او ممکن است مسئول همه وظایف بخش امور اداری باشد. ولی در سازمان های بزرگ، مدیر امور اداری مسئول مدیریت و نظارت بر کارکنان بخش امور اداری است.
مدیر امور اداری مجموعه وسیعی از خدمات را برنامه ریزی، هماهنگی و هدایت می کنند تا سازمان بتواند به صورت موثری کارکند. او وظایف گسترده و وسیعی را بر عهده دارد. مدیر امور اداری بر رعایت شدن استانداردها و قوانین در قراردادهای سازمان نظارت دارد. او الگوهای مصرف انرژی، استفاده از فن آوری و تجهیزات اداری را کنترل می کند مثلا ممکن است برای خرید تجهیزات و وسایل جدید برای کاهش هزینه های انرژی و یا تعمیر و نگهداری یا جایگزینی آینده تجهیزاتی مانند کامپیوتر برنامه ریزی کند. کار این مدیر در میزان بهره وری و رضایت کارکنان موثر است.
بخشی از وظایف مدیر امور اداری مربوط به کارکنان می باشد از جمله انجام امور استخدامی، موارد داخل سازمانی مانند ترفیع، جابجایی و..، اجرای دستورالعمل ها و آیین نامه های استخدامی، ارزشیابی عملکرد کارکنان، امور رفاهی و…
مدیر امور اداری در بسیاری سازمان ها و شرکت ها مسئولیت اجرای مناقصه ها و مزایده ها را برعهده داشته و بر امور انبارداری، نحوه نگهداری و ایمنی کالاها، تهیه کالاها و تجهیزات مورد نیاز، امور مربوط به خدمات عمومی مانند برگزاری جلسات و همایش ها نظارت دارد.
مدیر امور اداری در ساعات اداری معمول مشغول به کار بوده و عمده وقت کاری خود را در داخل سازمان یا شرکت می گذراند.
وظایف مدیر امور اداری
مدیریت و نظارت بر کارکنان بخش اداری
برنامه ریزی و نظارت بر بودجه های قراردادها، موجودی ها و تجهیزات
خرید، ذخیره سازی و توزیع لوازم و تجهیزات مورد نیاز واحدهای مختلف
نظارت بر نگهداری و تعمیر ماشین آلات، تجهیزات و…
اطمینان از رعایت شدن استانداردهای ایمنی و سلامت در محیط کار
انجام امور پرسنلی مانند امور استخدامی، امور داخل سازمانی (ترفیع، جابجایی، پاداش، تنبیه، مرخصی و…)، ارزیابی عملکرد، امور بیمه، وام و…
حوزه اداری و مالی
شرح وظایف معاونت اداری و مالی
- برنامه ریزی، سازمان دهی، هدایت، نظارت و کنترل بر امور اداری و مالی مؤسسه
- اجرای کلیه قوانین و مقررات مربوط به امور اداری و استخدامی، مالی و معاملاتی
- نظارت براجرای برنامه های کارآموزی کارکنان مؤسسه و اجرای طرحهای آموزش قبل و ضمن خدمت
- تامین نیروی انسانی متخصص مورد نیاز در واحدهای مختلف مؤسسه با توجه به پست های مصوب و مشاغل
- نظارت برصدور احکام و قراردادهای استخدامی، ماموریت ها و مرخصی ها
- نظارت بر مسائل انضباطی و رفاهی کارکنان
- نظارت بر انجام خدمات عمومی، تهیه لوازم و تجهیزات مورد نیاز مؤسسه، تامین آب، برق، گاز و حفظ وسایل و تجهیزات مصرف نشدنی، دستگاه های حرارتی، برودتی، تاسیساتی و ارتباطی و تعمیرات اساسی تجهیزات ساختمان های دانشگاه
- سازمان دهی وصول و انتقال درآمدها به حساب مؤسسه و پرداخت دیون مربوط مطابق با ضوابط و مصوبات
- مصوبات کنترل وضعیت اعتبارات و هدایت عملیات مالی مؤسسه
- پیش بینی و تامین تجهیزات مورد نیاز مربوط به سخت افزارهای جدید کامپیوتری
- نظارت بردریافت اطلاعات مورد نیاز در زمینه مسائل اداری و مالی
- پیش بینی و نظارت بر فراهم آوردن کلیه مواد مصرفی و وسایل و تجهیزات مورد نیاز مؤسسه
- تدبیرو آینده نگری جهت فضاهای فیزیکی مورد احتیاج
- ارائه گزارشهای توجیهی لازم به رئیس مؤسسه در خصوص وظایف مربوط به واحد های زیر نظر در صورت نیاز
- شرکت در شوراها، جلسات و اظهار نظر در مورد مسائل مختلف مالی و اداری در چارچوب مقررات و حفظ مصالح مؤسسه
- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان
- همکاری با معاونین مؤسسه
- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار در جریان قرار می گیرد.
- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه
شرح وظایف مدیر اداری و مالی
- پیش بینی کادر نیروی انسانی مورد نیاز و انجام امور استخدامی کارکنان مؤسسه با رعایت قوانین و مقررات استخدامی مربوط
- تنظیم و نگهداری پرونده استخدامی و صدور احکام مربوط اعم از انتصاب، ماموریت، تعلیق، ترفیع، مرخصی، اضافه کاری، حفظ و حراست از پرونده ها
- اجرای قوانین و مقررات، آیین نامه ها و دستورالعمل های استخدامی، رفاهی و بیمه کارکنان
- نظارت بر امور تدارکات، خدمات و کارپردازی
- نظارت بر امور انبارداری و تهیه و تنظیم دفاتر و اسناد انبار، خرید کالا و توزیع و تحویل کالاهای مورد درخواست به واحدهای متقاضی
- همکاری با حراست مؤسسه، تنظیم برنامه کار نگهبانان و تعیین ساعات کشیک آنها
- همکاری در انجام امور مربوط به مناقصه ها و مزایده ها مطابق مقررات جاری
- نظارت بر انجام امور مربوط به دبیرخانه، بایگانی، دریافت و توزیع نامه ها
- مشارکت در فرایند ارزشیابی کارکنان و ارائه پاسخ های لازم در این زمینه
- وصول درآمدها و مطالبات، پرداخت هزینه های مستمر و غیرمستمر طبق قوانین ومقررات مربوط
- تنظیم حساب درآمدها و هزینه ها، محاسبات کل و اموال منقول و غیرمنقول مؤسسه و تهیه گزارش عملیات مالی برای مسئولین ذیربط
- نظارت بر کلیه حساب های مالی و درآمدهای اختصاصی طبق مقررات
- تنظیم ونگهداری دفاتر اعتبارات روزانه، کل و معین برای حساب های مستقل بر حسب برنامه ها
- کنترل و رسیدگی به اسناد هزینه های مؤسسه درچارچوب قوانین و مقررات
- رسیدگی به حساب های بانکی مؤسسه و تهیه صورت مغایرت بانکی
- پرداخت حقوق و مزایای کارکنان و اعضای هیئت علمی و قراردادی و سایر هزینه های مؤسسه طبق مقررات
- تنظیم و نگهداری حساب کل مؤسسه و پی گیری در جهت تسویه حساب های سنواتی
- رسیدگی به تنخواه گردان و اسناد هزینه های مربوط به آن
- حفظ و حراست از دسته چک ها، اوراق بهادار و اسناد مالی
- برنامه ریزی جهت کنترل اموال، تجهیزات و وسایل، ثبت مشخصات دقیق هر یک، سرشماری به موقع امور مربوط به جابه جایی اموال و ارائه گزارش به مسئولان ذیربط
- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان
- همکاری در انجام سایر کارهای اداری با همکاران
- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار در جریان قرار می گیرد.
- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه
شرح وظایف کارشناس امور مالی
- پیگیری، کنترل وصول درآمدهای مؤسسه شامل شهریه ثابت و متغیر، هزینه خوابگاه، وام دانشجویی و...
- کنترل و ثبت کلیه هزینه ها
- تهیه و تنظیم ترازنامه های دوره ای
- بایگانی اسناد و مدارک مالی
- انجام وظایف و ارائه خدمات در قالب طرح اتوماسیون مؤسسه
- انجام عملیات دریافت و پرداخت مربوط به سپرده ها با بانک و مؤسسات طرف حساب
- رسیدگی به حساب های بانکی مؤسسه و تهیه صورت مغایرت بانکی
- پرداخت حقوق و مزایای کارکنان و اعضای هیئت علمی و قراردادی و سایر هزینه های مؤسسه طبق مقررات
- رسیدگی به تنخواه گردان و اسناد هزینه های مربوط به آن
- انجام کلیه امور مربوط به دریافت و پرداخت وجوه بر مبنای مقررات جاری
- انجام امور مربوط به پیش پرداخت ها، علی الحساب ها، اسناد و مدارک مربوط از نظر رعایت و اجرای قوانین و مقررات مالی
- اجرای کدینگ (طبقه بندی) حسابها، براساس شکل متحد، به منظور ایجاد وحدت رویه و قابلیت مقایسه گزارشات مالی بین مؤسسات پس از تصویب رئیس مؤسسه و هیئت امنا
- اجرای آن بخش از عملیات مالی مؤسسه که در چارچوب بودجه تفصیلی مصوب هیات امنا برعهده مدیر امور مالی می باشد
- نگهداری حساب اموال و نظارت بر حساب اموال مذکور و همچنین نظارت بر انبار
- تهیه گزارشات لازم از نحوه عملکرد جهت ارائه به مقام مافوق
- اجرای امور مالی مؤسسه با توجه به مقررات و قوانین مربوطه
- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان
- همکاری در انجام سایر کارهای اداری با همکاران
- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار در جریان قرار می گیرد.
- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه
شرح وظایف کارشناس امور رایانه
- ارائه خدمات رایانه ای در زمینه های آموزشی ، پژوهشی و اداری برحسب مورد به واحدهای ذیربط
- تحقیق و مطالعه در مورد سخت افزارها و نرم افزارها ی رایانه ای و استفاده از آخرین پیشرفت های فن آوری و اطلاعات
- پیش بینی تجهیزات مورد نیاز به رایانه ها و تامین و نگهداری سخت افزارها و نرم افزارهای لازم
- برنامه ریزی برای آموزش پرسنل در زمینه فن آوری اطلاعات در صورت لزوم
- ارائه خدمات مشاوره ای فنی در جهت تنظیم قراردادهای خرید، نگهداری ، تعمیر و پشتیبانی سخت افزارها و نرم افزارها
- ثبت و نگهداری سوابق مربوط به عملیات رایانه ای دانشگاه
- سامان دهی ، بهره برداری کارکنان و دانشجویان از خدمات اینترنتی و شبکه های داخلی مطابق ضوابط
- راه اندازی و مدیریت سایت دانشگاه
- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان
- همکاری در انجام سایر کارهای اداری با همکاران
- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار درجریان قرار می گیرد.
- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه
شرح وظایف مدیر فنی
- تهيه نقشه هاي پروژه هاي مؤسسه اعم از نقشه هاي تيپ و خاص ( فلزي و بتني).
- برآورد هزينه پروژه ها قبل از شروع.
- تشكيل جلسات مناقصه و دعوت از پيمانكاران رتبه بندي شده.
- تهيه پيش نويس قرارداد پروژه هاي عمراني.
- رسيدگي به صورت وضعيت ،تعديل و مابه التفاوت پروژه هاي مؤسسه و تنظيم اجازه پرداخت مربوطه.
- پيگيري و نظارت براجراي پروژه هاي تعميراتي شامل تعميرات جزئی و اساسي ساختمان اداری و آموزشی ، خوابگاهها. ودیگر ساختمانهای متعلق به مؤسسه.
-اظهارنظر کارشناسی دقیق در نگهداری بهینه ی كليه امور فني مؤسسه اعم از ساختماني و تأسيساتي.
- ارائه گزارش هفتگی ازروند پیشرفت پروژ ه به معاونت امور اداری مالی وبیان مشکلات احتمالی .
- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان.
- همکاری در انجام سایر کارهای اداری با همکاران.
- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار در جریان قرار می گیرد.
- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه.
شرح وظایف کارشناس دبیرخانه و بایگانی
- انجام امور تایپ، تکثیر، ثبت نامه ها و نامه رسانی
- پاراف نامه های تایپ شده قبل از امضاء مسئولین و مدیران
- بایگانی نامه های موضوعی و پرسنلی و دانشجویی که دستور ( بایگانی شود) دارد.
- اندیکس نامه های وارده و صادره
- توزیع نامه های ارجاع شده به معاونین و مسئولین
- راهنمایی و پاسخگویی مراجعه کنندگان در خصوص آخرین وضعیت نامه های واصله
- جوابگویی ارتباطات تلفنی، انجام امور فاکس عنداللزوم
- ابلاغ دستورات مکتوب ریاست به معاونین و مسئولین
- طبقه بندی و تعیین موضوعاتی که نامه باید تحت آن عناوین بایگانی شود.
- تشکیل پرونده و ثبت و تعیین شماره پرونده روی نامه ها با پیش نویس نامه ها
- انجام بایگانی روزانه نامه ها و پرونده ها
- تحویل پرونده و سابقه اشخاص فقط به افراد ذیصلاح در قبال اخذ رسید.
- مقابله نامه های تایپ شده با پیش نویس تهیه شده
- طبقه بندی و نگهداری احکام حقوقی و احکام اصلاحی شاغلین
- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان
- همکاری در انجام سایر کارها ی اداری با همکاران
- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار در جریان قرار می گیرد.
- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه
شرح وظایف حراست و نگهبانی
- حفظ و حراست از ساختمان و تاسیسات مؤسسه
- مراقبت از نظم عمومی و حفظ انتظامات مؤسسه
- کنترل ورود و خروج افراد و وسائط نقلیه، حمل و نقل اموال و اثاثیه طبق دستور صادره و ثبت آن در دفاتر مربوط و گزارش به مسئولین ذیربط
- گزارش فوری اتفاقات و حوادث غیر مترقبه نظیر آتش سوزی، دزدی و سایر حوادث و خرابیهای غیرمترقبه به مسئولان مؤسسه و انجام اقدامات احتیاطی اولیه و لازم
- پیش بینی لازم به منظور جلوگیری از بروز آتش سوزی، خرابی، دزدی و سایر حوادث و خرابی های غیر مترقبه در ساختمان یا اموال و سایر کالاها وتجهیزات
- گزارش چگونگی انجام وظایف و شرح کلیه پیشامدها در مدت نگهبانی
- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان
- همکاری در انجام سایر کارهای اداری با همکاران
- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار در جریان قرار می گیرد.
- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه
شرح وظایف خدمتگزار
- حضور در محل خدمت قبل از شروع و خروج از آن پس از پایان کار اداری و نظافت کامل اتاق ها، محوطه و راهروها، درب و پنجره و شیشه های مؤسسه
- مراقبت در تمیز نگهداشتن دائمی محل کار
- تخلیه ظروف زباله به طور مرتب
- نظافت، شستشو و ضدعفونی کردن سرویس های بهداشتی به طور مرتب
- مراقبت در حفظ و نگهداری لوازم و اثاثیه و دادن گزارش های لازم
- انجام اموری که مربوط به کار مؤسسه می باشد طبق دستوری که از مسئولین می گیرد.
- گزارش به موقع به مسئولین مربوط برای انجام فوری کارهای تعمیراتی یا تاسیساتی ساختمان
- تحویل گرفتن وسایل نظافت و سعی و جدیت در حفظ و صرفه جویی آن ها
- حمل و جابجایی اثاثیه و لوازم اداری در نهایت دقت
- دریافت پرونده ها، نامه ها و سایر مکاتبات و یادداشت های اداری و پیام های شفاهی و کتبی و توزیع و رساندن آن ها بین کارکنان و افراد دیگر
- تهیه چای و غذا برای کارکنان و نگهداری و نظافت لوازم و وسایل آبدارخانه
- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان
- همکاری در انجام سایر کارهای اداری با همکاران
- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار درجریان قرار می گیرد.
- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه