مرکز دانلود خلاصه کتاب و جزوات دانشگاهی

هزینه یابی در موسسات آموزشی 

چکیده

در آستانه قرن 21،مؤسسه‌های آموزشی با وجود درآمدهای اندک و هزینه‌های روزافزون، افزایش ثبت نام دانشجویان،و درعین‌حال،ارتقای کیفیت آموزش،با چالش در زمینهء ادارهء دانشگاهها مواجه‌اند.

برخی از دانشگاه ها و دانشکده‌ها،با به‌کارگیری مدیریت سنجش مسئولیت یا رویکردهای‌ «هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیت».با چالش مذکور برخورد می‌کنند.در این مقاله،به طور اجمالی روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت که رویکردی نوین و کارا در زمینهء تخصیص‌ هزینه به شمار می‌آید،معرفی شده است.با استفاده از این رویکرد،به تعیین چگونگی‌ صرف زمان در کارکردهای هرحوزه فعالیت و تخصیص بودجه بر اساس فعالیتهای صورت‌ گرفته در بخش آموزش عالی،پرداخته شده است و بر این اساس،هزینه‌ها و وجوه بودجه به‌ شش حوزهء وسیع فعالیت تقسیم می‌شود که عبارت‌اند از:آموزش،پژوهش،خدمات عمومی، پشتیبانی آموزشی،خدمات دانشجویی و امور اداری.

 

کلیدواژه‌ها:

هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت،آموزش عالی،موضوع هزینه،مخزن هزینه، محرک هزینه.

 

مقدمه

از اوایل دهه 80،شرکتهای آمریکایی با رشد اقتصادی کند،هزینه‌های روزافزون و رقبای نوظهور بین المللی مواجه شدند.برخی از آنها برای مقابله با این وضعیت‌ دشوار،یک فرایند بازسازی را آغاز کردند که شامل«هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت» و نیز مدیریت بر مبنای فعالیت بود.رویکرد هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت،ه تحلیل‌ هزینه‌ها در کلیهء سطوح فعالیت،به جای یک سطح واحد می‌پردازد.این فرایند بازسازی به افزایش بهره‌وری و نیز تثبیت یا کاهش هزینه‌ها منجر می‌شود. [ Mahony,1997 ].از آن جا که آموزش عالی نیز با مشکلی مشابه روبه‌رو بود، به استفاده از رویکرد هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت برای دانشکده‌ها و دانشگاهها روی‌ آورد.از جهتی می‌توان گفت که دانشگاهها با رجوع به مفاهیم تعیین فعالیتها و هزینه‌ها و مهندسی مجدد مفاهیم و فرایندها،به طور مؤثری می‌توانند به برنامه‌ریزی‌ و اداره بودجهء خود بپردازند.

دانشگاهها می‌توانند از سیستمهای نوین حسابداری که تمیزدهنده هزاران حساب‌ است،استفاده کنند،اما مدیران و دانشکده‌ها اغلب با کمبود اطلاعات در خصوص‌ هزینهء برنامه‌ها و فعالیتهای موظف مواجه‌اند.این سیستمها بر اساس نوعی از حسابداری که با ایجاد اطلاعات برای اخذ تصمیم کار می‌کنند،شکل گرفته‌اند. هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت،در مقایسه با سیستمهای حسابداری سنتی این مزیت را دارد که تخصیص هزینه‌های اضافی به فعالیتها و برنامه‌ها در آن،بیشتر بازتاب‌ عواملی است که در کار،تأثیرگذاری واقعی دارند.

با وجود آن‌که هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت در سازمانهای دولتی و غیر انتفاعی‌ بیشتر به کار می‌رود،اما اغلب برای فرایندهای تکراری-به‌جای فعالیتهای هزینه‌بر -کاربرد دارد.کاربرد الگوهای هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت در یک دانشگاه،از آن‌ جهت که توجه همگان به هزینه‌های کلیدی دانشگاهها،هم‌چون افزایش دوره‌ها یا برنامه‌های جدید در سطوح متفاوت معطوف است،اهمیت دارد.به‌کارگیری این‌ سیستم در تخصیص هزینه‌ها،ممکن است در ابتدا مشکل و زمان‌بر باشد.اما همان گونه که در مطالعهء موردی این مقاله خواهیم دید،درسهایی به ما می‌آموزد که‌ نه‌تنها برای دانشگاهها،بلکه برای سایر سازمانهای دولتی و غیر انتفاعی نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد.

 

 

ادبیات موضوع

از جولای 1997،تعداد بسیار کمی از دانشکده‌ها و دانشگاهها در مدیریت مالی خود از رویکرد هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیت استفاده کرده‌اند.اصولا در صنعت خدمات، کاربرد این روش،کمتر از اشتیاق برای استفاده از آن بوده است.بااین‌حال،در انگلستان چند دانشگاه برای اولین بار به استفاده از آن پرداختند.آنها دریافتند که‌ کاربرد این روش،در مدیریت مالی دشوارتر،و تخصیص منابع در این سیستم، مؤثرتر از سیستم سنتی است‌[ Gordon and Charles ].

تعداد مقاله‌هایی که درباره هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت و کاربرد آن در بخش‌ عمومی،به ویژه آموزش عالی،نوشته شده،بسیار کم است.کوپر (1988)،یک‌ الگوی براورد هزینه با عنوان هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت ارائه کرده است.در این‌ الگو چنین فرض می‌شود که رفتار هزینه،ناشی از فعالیتهای انجام‌گرفته در سازمان‌ است.تورک‌ (1992)تأکید کرد که گام اول در رویکرد براورد هزینهء مبتنی بر فعالیت،تعیین فعالیتهایی است که در حوزه وظایف سازمان قرار دارند.با تعیین این‌ فعالیتها،می‌توان هزینه‌ها را برای این مراکز فعالیت مشخص کرد.بیجن و سینگهال‌ (1990)تأکید داشتند که با براورد هزینه بر مبنای فعالیت،می‌توان به درک‌ مناسب‌تری از نحوه کاهش هزینه‌ها با مدیریت فعالیتهای مصرف‌کننده منابع،دست‌ یافت.هم‌چنین آنها بر این باور بودند که درک روشن فعالیتها،رمز کاربرد کارا و مؤثر این رویکرد است.

با کاهش منابع پایدار در واحدها،اهمیت اطلاعات هزینه‌ای افزایش می‌یابد و اصولا الگوهای هزینه را به دیده روشی برای گردآوری اطلاعات و سپس پرداختن‌ به سؤالات مربوط به جابه‌جایی در تخصیص هزینه می‌نگرند.به گفته دی‌هایز و لورینیک«براورد هزینه مبتنی بر فعالیت،روشی را فراهم می‌کند که به وسیلهء آن‌ می‌توان به پی‌گیری دروندادهای مالی از طریق فعالیتهای تولیدی متفاوت(مانند آموزش در کلاس و استفاده از آزمایشگاه در قبال انواع بازده‌های آموزشی، پژوهشی و خدماتی مربوط به آموزش عالی)پرداخت.پلاتر،این گونه نتیجه گرفته‌ که بیشتر منابع دانشگاه ثابت است و وقت اعضای هیئت علمی و کارکنان دانشگاه، تنها منابع متغیر در این زمینه به شمار می‌آید.بر همین اساس لازم است مؤسسه‌ها، چگونگی صرف زمان اعضای هیئت علمی و میزان تطبیق آن را با مأموریت تعریف‌ شده برای اعضا،به طور مرتب ارزیابی کنند.

به منظور ابداع روشهایی برای اندازه‌گیری حجم کاری هیئت علمی دانشگاهها، تحقیقات بسیاری انجام گرفته است.اما این مطالعات،حجم کاری اعضای هیئت‌ علمی را با هزینه‌های مربوط ترکیب نکرده‌اند تا آن فعالیتها را تأیید کند.از طریق‌ هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت،می‌توان به ثبت،تعیین و گزارش وقت اعضای هیئت‌ علمی با هزینه‌های مربوط اقدام کرد.

در خصوص کشور ایران نیز،پس از بررسی تحقیقات،مطالعات و مقاله‌های تهیه‌ شده-از آنجا که روش هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت،رویکرد تازه‌ای برای شرکتها و مؤسسات محسوب می‌شود-مشخص شد که سازمان خاصی از سیستم یادشده‌ استفاده نکرده است.به علاوه،در خصوص پیاده‌سازی این رویکرد در سیستم‌ آموزش عالی و دانشگاهها نیز متأسفانه،تاکنون مطالعه‌ای انجام نشده است تا بتوان‌ از پیشنهادها و نتایج آن در این بخش سخنی به میان آورد.

 

مزایای هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت

الف)همان گونه که در ادامه خواهد آمد،هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت را می‌توان‌ با تبدیل حسابداری سنتی وجوه به حسابداری مبتنی بر فعالیت،عملی کرد.

 

ب)رویکرد هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت می‌تواند به عنوان ابزار روابط عمومی‌ مهمی مورد استفاده قرار گیرد.

این رویکرد را می‌توان شیوهء تکامل‌یافته‌ای از روش تخصیص دو مرحله‌ای‌ هزینه تلقی کرد که شالودهء سیستمهای نوین حسابداری صنعتی است.در مرحلهء اول‌ این روش،هزینه‌های غیر مستقیم منابع به«مخازن هزینه»تخصیص می‌یابد.و در مرحلهء دوم،هزینه‌های انباشته‌شده در مراکز هزینه به محصولات یا سایر «موضوعات هزینه»تخصیص داده می‌شود.تخصیص در مرحلهء اول،معمولا برای‌ ارزیابی عملکرد مدیر مسئول هزینه و تخصیص در مرحلهء دوم،برای تعیین بهای تمام‌ شده محصولات به کار می‌رود.طراح سیستم هزینه‌یابی باید معیارهایی را برای‌ تخصیص هزینه‌های مراکز هزینه به محصولات انتخاب کند.در صورتی که‌ تخصیص هزینه‌ها از نوع تسهیم باشد،این معیار بر مبنای«تخصیص یا تسهیم»و چنانچه تخصیص با توجه به رابطهء علّی(علت و معلولی)صورت گیرد،معیار «محرک هزینه»نامیده می‌شود.

نرخ سربار هرهزینه،از تقسیم هزینه‌های انباشته‌شده در مرکز هزینه،به نسبت‌ مقدار محصول بودجه‌شده به عنوان مبنای تخصیص هزینه،یا محرک هزینهء آن‌ مرکز محاسبه می‌شود.هزینه‌های سربار،با توجه به نرخ سربار هریک از مراکز هزینه و مبنای تسهیم یا محرک فعالیت هرمحصول،به سایر محصولات تسهیم‌ می‌شود.

در سیستمهای سنتی حسابداری صنعتی که مبتنی بر واحد محصول است،بر حجم‌ تولید و واحدهای محصولات خاص تاکید می‌شود.در این سیستمها،هزینه‌ها به‌ واحدهای محصولات تولیدشده تخصیص می‌یابد،زیرا فرض می‌شود که تنها محصولات،منابع را مصرف می‌کنند.در مقابل،در سیستم هزینه‌یابی بر مبنای‌ فعالیت،فرض بر آن است که به جای محصولات،فعالیتها،منابع(هزینه‌ها)را مصرف می‌کنند و محصولات در نتیجهء انجام فعالیتها تولید می‌شوند.بنابراین بر مبنای معیار مناسبی از انجام(مصرف)هرفعالیت،می‌توان هزینه‌ها را از منابع به سوی‌ فعالیتها و از فعالیتها به محصولات ردیابی کرد.در شکل شماره 1،الگوی دوبعدی‌ هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت مشاهده می‌شود.به علاوه،نمای کلی تخصیص هزینه در هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت در شکل 2 ترسیم شده است.و سرانجام از آنجا که بحث‌ در مورد چگونگی اجرا و پیاده‌سازی سیستم هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت،بسیار گسترده،و مفصل و خارج از بحث اصلی ماست،در شکل 3،به طور مشخص‌ تفاوتهای بین هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت و هزینه‌یابی سنتی جمع‌بندی و ذکر شده‌ است.

 

(به تصویر صفحه مراجعه شود) نمودار 1.الگوی دوبعدی هزینه

 

(به تصویر صفحه مراجعه شود) نمودار 2.بنیانهای تخصیص هزینه و هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت

 

(به تصویر صفحه مراجعه شود) نمودار 1.الگوی دوبعدی هزینه

 

(به تصویر صفحه مراجعه شود) نمودار 2.بنیانهای تخصیص هزینه و هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت

 

هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت در دانشگاه

 

بیشتر مؤسسات آموزش عالی با این پرسش روبه‌رو هستند که:«دانشگاه وقت خود را چگونه صرف می‌کند؟»از آن جا که قسمت اعظم بودجهء دانشگاه،صرف خرید وقت مردم(برای نیل به رسالت کلی دانشگاه)می‌شود توانایی تهیهء گزارش از چگونگی صرف وقت دانشگاهها،باعث فراهم آمدن اطلاعات ارزشمندی برای‌ هیئت امنا،قانون‌گذاران و مدیران دانشگاهها جهت پاسخ‌گویی به سؤال مذکور می‌شود.

 

با اجرای این رویکرد،ارزیابی و بودجه‌بندی بسیاری از خدمات دولتی‌ فعالیت‌مدار می‌شود،و درعین‌حال،مؤسسه‌های عمومی ضرورتا باید آمادهء پاسخ‌ گویی در خصوص نحوهء ارائهء خدمات و اجرای مأموریتهای خود به صورت مؤثر و بسنده باشند[گزارش سنا،شمارهء 5871 و 2991].

 

رویکرد هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت،روشی مطمئن را برای گزراش و ثبت زمان‌ صرف‌شدهء دانشگاهها در محدودهء فعالیتهای خاص مربوط به عملکرد کلی آنها، فراهم می‌کند.دو دلیل عمده باعث می‌شود که ضرورت کاربرد هزینه‌یابی بر مبنای‌ فعالیت در دانشگاهها،نسبت به سایر سازمانهای غیر انتفاعی و دولتی بیشتر باشد:

 

اول این‌که هزینه‌های آموزش عالی بسیار سریع‌تر از قیمت سایر کالاها و خدمات در حال افزایش است.در حقیقت،در سال 7991 تحقیقی راجع به دلایل‌ افزایش هزینه‌ها و نیز پیشنهاداتی در خصوص مواردی که این هزینه‌ها را موجب‌ می‌شوند،انجام گردیده است.بر اساس یافته‌های این تحقیق،یافتن اطلاعات در خصوص هزینه‌های مربوط،مهم‌تر از کنترل هزینه‌هاست.

 

دوم این‌که با اندازه‌گیری و کنترل هزینه‌ها،دانشگاهها در رأس شروع رقابت‌ قرار می‌گیرند.اگر سیستمهای مناسب سنجش و کنترل در دانشگاهها پایه‌گذاری‌ شوند،آنها می‌توانند مؤسسات گوناگون دیگر را در معرض فعالیتها قرار دهند.

بنابراین،به طور طبیعی مسئول اعمال فشار مدیران و کنترل هزینه‌ها نیستند.

 

*بیشتر اعضا در انتخاب وظایف دانشگاهی خود آزادند،از ساختار دولتی‌ مدیریت که به نوعی در مؤسسات دیگر نیز وجود دارد،گریزان هستند.با نگاه به‌ تلاشهای مجدانهء آنها می‌توان دریافت که این افراد ارتباط بین هزینه‌ها و مزایای‌ مالی فعالیتهایشان را نادیده می‌گیرند.

 

*مدیران دانشگاهها بر خلاف بیشتر مؤسسات تجاری در سلسله‌مراتب اختیار برخورد نمی‌کنند.به عبارت دیگر،تصمیم‌گیریهای کلیدی مؤثر در هزینه‌ها،در سلسله‌مراتب سازمانی بیشتر توسط مدیران سطوح پایین‌تر صورت می‌گیرد تا مدیران سطوح بالا؛برای مثال تصمیم‌گیری در خصوص:

 

-پیشنهاد ارائهء دوره‌ها؛

 

-تعداد درسهای یک دوره با توجه به برنامهء زمان‌بندی‌شده؛

 

-برنامه‌های جدید،مثل برنامه‌ها دورهء دکتر یا فوق لیسانس در مجموعه رشته‌ها؛ -پروژه‌های تحقیقاتی دانشگاهیان؛

 

-آموزش کاهش هزینه در امور اجرایی و تحقیقاتی.

 

با توجه به موارد یادشده،این تصمیمات اغلب با در نظر گرفتن تأثیرات‌ فعالیتهای جدیدی که در بهترین حالت،تنها بر میزان حجم کاری اعضای علمی‌ مؤثرند،اتخاذ می‌شوند.حتی اگر هزینه‌ها در محاسبات لحاظ شوند،عمده توجه به‌ هزینه‌های کوتاه‌مدت و تصاعدی است.غالبا،این هزینه‌ها به صورت حداقل در نظر گرفته می‌شوند.

 

*دانشگاهیان از سیستمهای حسابداری وجوه استفاده می‌کنند.این امر بیشتر از آن‌که در جهت آماده کردن اطلاعات مورد نیاز برای مدیریت مؤثر باشد،در راستای تبعیت از قانون است.طراحی این سیستم از آن جهت ضروری است که‌ بودجهء دانشگاهیان از منابع متفاوت تأمین و برای اهداف مشخصی مصرف می‌شود.

حقوق کارکنان دانشگاه ممکن است تحت کنترل مدیران اجرایی دانشگاه باشد،در حالی‌که بخش دیگری از حسابها ممکن است توسط مدیران گروهها و رؤسای‌ دانشکده‌ها کنترل شود.بنابراین،پاسخ به پرسش ساده‌ای مانند:«پاداش و حقوق‌ کامل اعضای هیئت علمی چه‌قدر است؟»ممکن است نیازمند ساعتها تحقیق باشد.

 

*اصولا دانشگاهها در بیان مشخص اهداف و تعیین نتایج قابل سنجش این‌ اهداف ضعیف‌اند و غالبا راهکارهای ارائه‌شده و نتایج آنها با کارکرد اصلی‌ دانشگاه،یعنی آموزش،پژوهش و خدمات عمومی هماهنگی ندارند.درعین‌حال، کیفیت تولیدات بسیار مورد توجه ناظران است.بنابراین،برای مثال کلاسهای‌ کوچک ضرورتا از نظر کارایی هزینه بهتر از کلاسهای بزرگ نیستند و حتی ممکن‌ است از نظر کیفی نیز بهتر نباشند.

 

*فعالیتهای کارکنان اصلی دانشگاهها به یکدیگر مرتبط هستند و مجزا نیستند. در این میان،وجه تمایزی میان تحقیقات دانشگاهی،و تدوین و ارائهء خدمات‌ حرفه‌ای توسط دانشگاهیان وجود ندارد.برای مثال،اعضای هیئت علمی،هم در هدایت و رهبری تحقیقات علمی،به آموزش و راهنمایی دانشجویان می‌پردازند،و هم در بررسی و مطالعهء مقالات منتشرده در مجلات دانشگاهی(نوعی ارائهء خدمات حرفه‌ای)،از دیدگاههایی که بر تدریس و تحقیقاتشان تأثیر می‌گذارد، حداکثر استفاده را می‌کنند.نه‌تنها بازده و خروجیهای اعضای هیئت علمی را نمی‌توان به طور مشخص از یکدیگر تفکیک کرد،بلکه بین ورودیها و خروجیها و فرایندها و مصرف‌کنندگان نیز این فقدان شفافیت در تمایز دیده می‌شود.برای‌ مثال،دانشجویان دورهء دکترا می‌توانند،به عنوان دستیار تحقیقاتی و دستیار آموزشی‌ حقوق دریافت کنند که در این شرایط،آنان نه‌تنها به دانشگاهها خدمات ارائه‌ می‌کنند،بلکه باعث افزایش هزینه‌های تحقیقات و یا آموزش نیز می‌شوند.در همین‌ حال،تدریس و تحقیق دانشجویان دورهء دکترا به عنوان دو عنصر مهم در امر حقوق کارکنان دانشگاه ممکن است تحت کنترل مدیران اجرایی دانشگاه باشد،در حالی‌که بخش دیگری از حسابها ممکن است توسط مدیران گروهها و رؤسای‌ دانشکده‌ها کنترل شود.بنابراین،پاسخ به پرسش ساده‌ای مانند:«پاداش و حقوق‌ کامل اعضای هیئت علمی چه‌قدر است؟»ممکن است نیازمند ساعتها تحقیق باشد.

 

*اصولا دانشگاهها در بیان مشخص اهداف و تعیین نتایج قابل سنجش این‌ اهداف ضعیف‌اند و غالبا راهکارهای ارائه‌شده و نتایج آنها با کارکرد اصلی‌ دانشگاه،یعنی آموزش،پژوهش و خدمات عمومی هماهنگی ندارند.درعین‌حال، کیفیت تولیدات بسیار مورد توجه ناظران است.بنابراین،برای مثال کلاسهای‌ کوچک ضرورتا از نظر کارایی هزینه بهتر از کلاسهای بزرگ نیستند و حتی ممکن‌ است از نظر کیفی نیز بهتر نباشند.

 

*فعالیتهای کارکنان اصلی دانشگاهها به یکدیگر مرتبط هستند و مجزا نیستند. در این میان،وجه تمایزی میان تحقیقات دانشگاهی،و تدوین و ارائهء خدمات‌ حرفه‌ای توسط دانشگاهیان وجود ندارد.برای مثال،اعضای هیئت علمی،هم در هدایت و رهبری تحقیقات علمی،به آموزش و راهنمایی دانشجویان می‌پردازند،و هم در بررسی و مطالعهء مقالات منتشرده در مجلات دانشگاهی(نوعی ارائهء خدمات حرفه‌ای)،از دیدگاههایی که بر تدریس و تحقیقاتشان تأثیر می‌گذارد، حداکثر استفاده را می‌کنند.نه‌تنها بازده و خروجیهای اعضای هیئت علمی را نمی‌توان به طور مشخص از یکدیگر تفکیک کرد،بلکه بین ورودیها و خروجیها و فرایندها و مصرف‌کنندگان نیز این فقدان شفافیت در تمایز دیده می‌شود.برای‌ مثال،دانشجویان دورهء دکترا می‌توانند،به عنوان دستیار تحقیقاتی و دستیار آموزشی‌ حقوق دریافت کنند که در این شرایط،آنان نه‌تنها به دانشگاهها خدمات ارائه‌ می‌کنند،بلکه باعث افزایش هزینه‌های تحقیقات و یا آموزش نیز می‌شوند.در همین‌ حال،تدریس و تحقیق دانشجویان دورهء دکترا به عنوان دو عنصر مهم در امر اعتبار و فایده این شیوهء گزارش با شک و تردید همراه است،زیرا اعضای هیئت‌ علمی فعالیتهای خود را با توجه به گذشته گزارش می‌کردند.با درک این حقیقت‌ که آگاهی از فعالیتهای انجام‌شده توسط اعضای هیئت علمی در طول جریان سال‌ ضروری است،لزوم ابداع شیوه‌های جدید احساس شد.

 

دانشگاه پس از بررسی چند راهکار،به این نکته پی برد که رویکرد براورد هزینه‌ بر مبنای فعالیت،از پتانسیل لازم برای استفاده مؤثر در حوزهء آموزش عالی برخوردار است.دانشکده دندان‌پزشکی«دانشگاه ایندیانا»اطلاعات ارزشمندی در تأیید کاربرد هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت در آموزش عالی گردآوری کرده است.پس از بررسی تجزیهء این دانشکده و تحلیل فرایند کار،دو علت به عنوان عوامل موفقیت‌ این گونه هزینه‌یابی مشاهده می‌شد:

 

1.سازمان‌دهی داده‌های هزینه‌ای با دروندادها انجام می‌گیرد،نه بازده‌ها.

 

2.فرصت زمانی استفاده از یک منبع موضوعی اساسی است و استفاده از آن باید اندازه‌گیری شود[ Imore Dehayes,1996 ].به منظور عملی ساختن رویکرد هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت،باید فعالیتهای اصلی و هزینه‌های مربوط مشخص شوند. با در نظر گرفتن وقت هیئت علمی به عنوان مهم‌ترین منبع‌[ Plater,1995 ]،گام‌ اول در این زمینه تعیین فعالیت مرتبط با وقت اعضای هیئت علمی است. هم‌چنین،دانشگاه در همین زمینه پی برد که استعدادها و تواناییهای اعضای هیئت‌ علمی از بهترین و مهم‌ترین منابع به شمار می‌آیند.

 

در نتیجه،با استفادهء صحیح از تواناییهای اعضای هیئت علمی،دانشگاه به کلیهء اهداف مورد نظر خود دست می‌یابد.البته در مورد دانشگاهها و دانشکده‌ها،از آنجا که فعالیتها به اعضای هیئت علمی مربوط هستند،کمتر قابل رؤیت‌اند.از نظر بسیاری،ثبت این نوع اطلاعات غیر ممکن به نظر می‌رسد.با در نظر گرفتن این نکته،دانشگاه دو مفهوم را که قبلا وجود داشته‌اند،با هم ادغام‌ کرد:تعیین هدف اعضای هیئت علمی،با هماهنگ‌سازی گزارش مربوط به وقت‌ اعضای هیئت علمی و فرایند ارزیابی.اطلاعات به دست‌آمده در این زمینه قابل قبول‌ بود.مهم‌تر آن‌که وقت و هزینهء مربوط به هرفعالیت،اهداف اعضای هیئت علمی و نیز مأموریت گروه مورد نظر،از یک سال به سال دیگر،قابل تغییر و اصلاح بود.

 

بدیهی است که اهداف و مأموریت گروه،تعیین‌کنندهء نحوه تقسیم وقت‌ اعضای هیئت علمی است.دانشگاه سه کارکرد اصلی دارد:آموزش،پژوهش و خدمات عمومی که با افزودن کارکرد اداری،به صورت چهار فعالیت اصلی تعریف‌ می‌شود.درون هریک از فعالیتهای مذکور،فعالیتهای جانبی وجود دارد که تنوع‌ بیشتری به اختصاص وقت گروهها و اعضای هیئت علمی می‌بخشد.برای مثال،هر عضو هیئت علمی که فعالیت اصلی‌اش پژوهش است،کارکردش تا مرز مشاوره به‌ دانشجویان دربارهء پایان‌نامه‌ها و رساله‌های آنها پیش می‌رود.بنابراین،عضو هیئت‌ علمی یادشده،مقداری از وقت خود را نیز به آموزش(مشاوره)اختصاص می‌دهد؛ گرچه کل این فعالیت،تحت حمایت بودجهء تحقیقات قرار دارد.

 

*کارکرد آموزش پس از بررسیهای متفاوت،به چهار حوزهء خاص تقسیم شد:

 

1.آموزش دانشجویان

 

2.مشاورهء دانشجویان

 

3.آموزش فارغ التحصیلان

 

4.مشاورهء فارغ التحصیلان

 

*کارکرد پژوهش نیز به دو حوزهء مشخص تقسیم شد:

 

1.پژوهشی که بودجهء آن از منابع بیرونی تأمین می‌شود.

 

2.پژوهشی که به طور مستقیم به گروه آموزشی مربوط می‌شود(بودجهء آن را دانشگاه تأمین می‌کند).

*در بخش خدمات عمومی،چهار حوزهء فعالیت مشخص شد:

 

1.برنامه‌های غیر انتفاعی برای استفادهء عموم و برنامه‌هایی که بودجهء آن از منابع‌ بیرونی تأمین می‌شد.

 

2.فعالیتهای مرتبط با مشارکت دولت

 

3.خدمات حرفه‌ای

 

4.بهسازی و توسعهء حرفه‌ای(نظیر فرصتهای مطالعاتی)

 

آخرین حوزهء فعالیت که همان حوزه گستردهء امور اداری است،ترکیبی از امور پشتیبانی دانشگاهی،امور اداری دانشگاه،خدمات دانشجویی،و امور اداری(شامل‌ تسهیلات)است.بدین‌ترتیب روی هم 41 فعالیت برای تشریح نحوهء اختصاص وقت‌ اعضای هیئت علمی و کارکنان دانشگاه تعریف می‌شود.فرایند جمع‌آوری‌ اطلاعات در خصوص فعالیتها،می‌تواند به طور مستقیم با روند گردش کار ارزیابی‌ هیئت علمی مرتبط شود.در طی دورهء تعیین اهداف سالانه،عضو هیئت علمی(یا یکی از کارکنان)و رئیس گروه،دربارهء شرح وظایف و برنامه‌های تحصیلی یا سال‌ مالی آینده سخن می‌گویند و وقت اعضای هیئت علمی،هماهنگ با 41 فعالیت‌ مشروح در جدول 1 و مطابق با رسالت تعریف‌شده برای گروه آموزشی اختصاص‌ داده می‌شود.

 

این رویکرد در پی آن است که فعالیتها را مطابق نقاط قوت هریک از اعضای‌ هیئت علمی که در جهت اجرای اهداف و رسالت گروه آموزشی یا گروه مربوط تلاش می‌کنند،تمیز دهد و به صورت فردی مشخص کند.مشابه راهکاری است‌ که یکی از نمایندگان پارلمان مریلند به تصویب رساند و به موجب آن،اعضای‌ هیئت علمی باید وقت خود را به آموزش،مشاوره،پژوهش،انجام وظایف اداری و خدمات عمومی اختصاص دهند[ Pesei,1975 ].این قاعده در تعیین مبانی ارزیابی‌ اعضای هیئت علمی به طور کامل در نظر گرفته شده است.

 

جدول 2.فهرست و تعریف فعالیتهای اعضای هیئت علمی‌ (به تصویر صفحه مراجعه شود)

 

به محض تکمیل فرایند ارزیابی و موافقت مجلس ایالتی با اختصاص بودجه به‌ دانشگاههای دولتی،نامه‌های تخصیص بودجه در گروهها و واحدها توزیع شد و هر یک از گروهها،از وظایف مربوط به اعضای هیئت علمی و کارکنان به طور کامل‌ آگاه شدند.در زمینهء تخصیص بودجهء یادشده رئیس گروه و گاهی اوقات رئیس‌ دانشکده می‌توانند،مشارکت کنند.در موارد مربوط به حمایت کارکنان و دانشجویان شاغل و هزینه‌های عملیاتی(که به طور غیر مستقیم تخصیص می‌یابد)، تخصیص بودجه بر اساس درصد کل هرفعالیت برای هرگروه آموزشی صورت‌ می‌گیرد و وجوه و درصد زمان(فعالیت)صرف‌شده توسط اعضای هیئت علمی و کارکنان،به وسیلهء تراز کردن بودجه‌ها با تخصیص کل بودجه‌ها،در پایگاه داده‌ها وارد می‌شود.

 

تجزیه و تحلیل

 

از این تحقیق،دو گزارش به دست آمده است.گزارش اول،مقدار وجوه دولتی‌ اختصاص‌یافته به فعالیتهای هربخش را نشان می‌دهد که برای تجزیه و تحلیل،41 فعالیت به چهار حوزهء اصلی آموزش،پژوهش،خدمات عمومی و امور اداری گروه‌ بندی شده است.با این گزارشها،گروهها و مسئولان دانشگاه(مثل رئیس دانشگاه) و ذی نفعان بیرونی،از نوع فعالیتهای استفاده‌کنندگان از بودجهء کل مطلع می‌شوند. هم‌چنین،این گزارش مقایسه‌ای از وجوه صرف‌شده را در رابطه با وظایف کلی‌ گروه آموزشی فراهم می‌آورد.در جدول 2،وجوه تخصیص‌یافته به مصارف‌ عمومی،برای چهار حوزهء کلی فعالیت در کل بخشهای دانشگاه و پنج بخش‌ منتخب،ذکر شده است.وجوه ارائه‌شده در این جدول،شامل حقوق اعضای هیئت‌ علمی،حقوق و مزایای کارکنان و هزینه‌های عملیاتی است.حقوق هریک از اعضای هیئت علمی و مزایای آنان در درصد زمان صرف‌شده برای هرفعالیت‌ ضرب و با بخشهای متفاوت جمع شده است.

 

در زمینهء تخصیص هزینهء حمایت از کارکنان و هزینه‌های عملیاتی،فرض شده‌ است که وقت و هزینه‌های آنان در خصوص حمایت از فعالیتهای یادشده،به نسبت‌ مساوی مورد استفاده قرار گرفته است.تهیهء گزارش از وجوه صرف‌شده برای‌ فعالیتها،شیوه‌ای برای توصیف کلی هزینه‌های مربوط به وظایف خاص را فراهم‌ می‌آورد.فعالیتهای جانبی نهفته در هرچهار فعالیت کلی،توضیح بیشتری در خصوص رف وجوه مالیاتی توسط مؤسسه‌ها ارائه می‌کند.

 

جدول 3.تخصیص بودجه بر مبنای فعالیتهای سال 0002 کل وجوه عمومی تخصیص‌یافته(شامل وجوه پژوهشی خارج از دانشگاه و وجوه خدمات عمومی) (به تصویر صفحه مراجعه شود) چنان‌که مشاهده می‌شود،24/6 درصد کل وجوه واحدهای دانشگاهی به‌ فعالیتهای آموزشی،72/4 درصد به پژوهش و 31/8 درصد به خدمات عمومی‌ اختصاص یافته است.تخصیص وجوه به واحدهای دانشگاهی،به صورت متوازن در خصوص کارکرد اداری صورت پذیرفته است.این تقسیم وجوه،مطابق وظایف و اهداف دانشگاه است.

 

پنج گروه آموزشی از چهار دانشکده انتخاب شده‌اند تا سازوکارهای بودجه‌ بندی را در جهت انجام اهداف گروهها و وظایف کلی دانشگاه تشریح کنند.همان‌ گونه که در جدول 2 آمده است،هرگروه آموزشی وظایف مشخصی دارد:

 

1.کارکرد آموزشی مؤثر

 

2.جهت‌گیری پژوهشی قوی

 

3.ترکیبی از هرسه عملکرد اصلی دانشگاه به علاوه کارکرد اداری به عنوان‌ فعالیت حمایتی.جالب آن‌که هرگروه به هرسه حوزهء فعالیت پرداخته است،اما تنوع این توجه کاملا چشم‌گیر است.

 

گزارش دوم،ارتباط مستقیم بیشتری با وقت و فعالیت اعضای هیئت علمی دارد. جدول 3،توزیع زمان در چهار حوزهء کلی فعالیت را با گستره‌های خدمات نشان‌ می‌دهد.با استفاده از توزیع فراوانی،می‌توان تعداد اعضای هیئت علمی و درصد گستره خدمات برای هرفعالیت را به دست آورد.در جدول 3،تنوع وظایف اعضای‌ هیئت علمی برای آموزش،پژوهش،خدمات عمومی و امور اداری به چشم‌ می‌خورد.بنابراین،331 عضو هیئت علمی مسئولیتهای عمومی آموزشی نداشته‌اند و برعکس،921 نفر از آنان به طور تمام‌وقت کار آموزشی انجام می‌دادند.

 

«مؤسسهء پژوهش آموزش عالی لس‌آنجلس»دانشگاه کالیفرنیا،هرسه سال یک‌ بار نظرات اعضای هیئت علمی را ارزیابی می‌کند.از طریق این ارزیابی،زمانهایی‌ که اعضای هیئت علمی صرف فعالیتهای متفاوت کرده‌اند،جمع‌آوری،و تجزیه و تحلیل می‌شود.فعالیتهای یادشده با نوع فعالیتهایی که دانشگاه تدوین کرده بود، شباهت بسیار داشت.جدیدترین اطلاعات موجود،حاصل تحلیل و ارزیابی اطلاعات‌ سال 4991 همراه با کاربرد نتایج این ارزیابی برای تشریح درصد زمان صرف‌شده‌ در سه حوزهء فعالیت آموزشی،پژوهشی و خدمات عمومی است.

 

جدول 4.توزیع زمان اعضای هیئت علمی‌ (به تصویر صفحه مراجعه شود)

 

جدول 5.درصد زمان صرف‌شدهء فعالیتهای حرفه‌ای اعضای هیئت علمی تمام وقت‌ با توجه به نوع مؤسسه‌ (به تصویر صفحه مراجعه شود) همان گونه که در جدول 4 آمده است،بالاترین درصد زمان در فعالیتهای کلیهء اعضای هیئت علمی صرف بخشهای آموزشی شده است.هم‌چنین،کارکرد اداری‌ در تحلیل دانشگاه لس‌آنجلس به طور کامل مشخص نشده و اطلاعات دانشگاه‌ لس‌آنجلس دربرگیرندهء کلیهء بخشها،از جمله بخش خدمات عمومی است(توسعه، برنامه‌های امدادی،آموزش مستمر و...).

 

جالب آن‌که در میان نتایج اعلام‌شده توسط دانشگاه در جدول 4،داده‌ها به‌ طور قابل ملاحظه‌ای با جدول 2،به جز پژوهش،تفاوت دارد.اما این دو جدول را نمی‌توان با هم مقایسه کرد.زیرا جدول 2،کلیهء بودجه‌های اختصاص‌یافته به‌ اعضای هیئت علمی،کارکنان و هزینه‌های عملیاتی را در بر می‌گیرد،در حالی که‌ جدول 4 شامل زمان صرف‌شده در حوزه‌های خاص تنها برای اعضای هیئت علمی‌ تمام‌وقت و نیمه‌وقت است.اگرچه گروهها را ترغیب کرده بودند،تا زمان و بودجه کارکنان خود را بر اساس درصد کلی به فعالیت گروههای آموزشی اختصاص‌ دهند،اما هنوز برخی از گروههای آموزشی هزینه‌های عملیاتی و کارکنان خود را به صورت اداری گزارش می‌کردند.

 

نمودارهای ستونی،بیانگر تفاوتهای توزیع زمان اعضای هیئت علمی در سه‌ حوزهء فعالیت اصلی،بین گروههای آموزشی‌ A تا E است.در جدول 1،گروه‌ A گروهی سنتی‌تر با آموزش بنیادی در نظر گرفته شده که فعالیت پژوهشی و خدمات‌ عمومی فرعی کمی داشته یا اصلا فعالیتی نداشته است و بیش از 09 درصد از اعضای هیئت علمی این گروه،54 درصد از وقت خود یا بیش از آن را صرف‌ آموزش می‌کنند.

 

فعالیت پژوهشی که واقعا بودجه‌ای به آن اختصاص یافته،در فعالیت اصلی گروه‌ B نمود یافته است(جدول 2).تقریبا نیمی از اعضای هیئت علمی گروه‌ B بیش از 54 درصد از وقت خود را صرف پژوهش می‌کنند و حدود 61 درصد از اعضای‌ هیئت علم نیز،تقریبا تمام وقت خود را به ارائهء خدمات عمومی می‌پردازند.

نمودار 3.توزیع زمان اعضای هیئت علمی در زمینهء خدمات آموزشی،پژوهشی و خدمات عمومی در گروه آموزشی‌ A (تعداد 41 نفر) (به تصویر صفحه مراجعه شود)

 

نمودار 4.توزیع زمان اعضای هیئت علمی در زمینهء خدمات آموزشی و پژوهشی و خدمات عمومی در گروه آموزشی‌ B (تعداد 55 نفر) (به تصویر صفحه مراجعه شود)

 

در بیشتر مؤسسه‌ها،گروههای وجود دارد که کار اصلی آنها ارائهء دوره‌های‌ آموزش عمومی لازم برای کلیه دانشجویان در همهء رشته‌هاست.کار این گروهها، فعالیتهای آموزشی جدی یا ترکیبی از پژوهش و خدمات عمومی است.معمولا این‌ بخشها،بیشتر استادیاران دانش‌آموخته و مدرسان حق التدریس را استخدام‌ می‌کنند.اگرچه نمودار 3 استادیاران را دربرنمی‌گیرد،بیشتر اعضای هیئت علمی‌ گروه‌ D ،65 تا 06 درصد از زمان خود را برای آموزش صرف کرده و بیشتر آنها باقی‌ماندهء وقتشان را به پژوهش یا فعالیتهای علمی اختصاص داده‌اند.

 

اعضای هیئت علمی در گروه‌ D ،بیشتر زمان خود را به آموزش و پژوهش‌ تخصیص داده‌اند و وقت کمی صرف خدمات عمومی می‌کنند،یا اصلا وقتی برای‌ آن نمی‌گذارند.نمودار 4 نشان‌دهندهء ترکیبی از فعالیتهای آموزشی و پژوهشی با تزریق وجوه مخصوص پژوهش(تأمین‌شده از بیرون دانشگاه)است.

 

کارکرد اعضای هیئت علمی در گروه‌ E تا حد زیادی بر فعالیتهای آموزشی و خدمات عمومی چشم‌گیر متمرکز بوده است(نمودار شماره 5).جالب آنکه گروه‌ E گروهی نیست که به توسعه گرایش داشته باشد،اما مأموریت دانشکده‌ای که این‌ گروه در آن قرار دارد،افزایش برنامه‌های امدادی است.

نمودار 4.توزیع زمان اعضای هیئت علمی در زمینه خدمات آموزشی،پژوهشی و خدمات عمومی در گروه آموزشی‌ C (تعداد 53 نفر) (به تصویر صفحه مراجعه شود)

 

 

نمودار 5.توزیع زمان اعضای هیئت علمی در زمینهء خدمات آموزشی،پژوهشی و خدمات عمومی در گروه آموزشی‌ D (تعداد 34 نفر) (به تصویر صفحه مراجعه شود)

 

 

نمودار 6.توزیع زمان اعضای هیئت علمی در زمینهء خدمات آموزشی،پژوهشی و خدمات عمومی در گروه آموزشی‌ E (تعداد 71 نفر) (به تصویر صفحه مراجعه شود)

 

 

نتیجه‌گیری

 

حرکت و گام آغازین برای تبیین فعالیتهای اعضای هیئت علمی و کارکنان در طول‌ دورهء یک‌سالهء تعیین اهداف،نقش مهمی در انجام اقدامات اولیه در فرایند براورد هزینه مبتنی بر فعالیت ایفا می‌کند.گزارشهای حاصل از این فرایند،دانشگاه را قادر به درک بیشتر انواع فعالیتهایی ساخت که جامعهء دانشگاهی سالهاست به آن‌ می‌پردازند.به طور کلی،گروهها،دانشکده‌ها و در نهایت دانشگاه،بهتر می‌توانند بین وقت و فعالیت اعضای هیئت علمی خود تفاوت و تمایز قائل شوند.با ارزیابی‌ سالانهء اعضای هیئت علمی توسط رئیس گروه،زمان صرف‌شده در چهار فعالیت‌ کلی،بسته به تحقق اهداف حرفه‌ای خود و مأموریت گروه تغییر می‌کند.این‌ رویکرد،انعطافی را فراهم می‌سازد تا منابع متغیر بتوانند وقت اعضای هیئت علمی را در جهت انجام فعالیتها به شیوه‌ای مؤثر تخصیص دهند.به طور خلاصه،نتایج‌ حاصل از پیاده‌سازی این سیستم عبارت‌اند از:

 

*منافع اولیهء هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیت،به ساختارهای زیربنایی و سیستم مدیریت‌ اصولی معطوف است.

 

*برای موفقیت یک سیستم،انعطاف‌پذیری،عامل مهمی است و قوانین دست‌و پاگیر نمی‌توانند مؤسسه‌ها و سیستمهای مدیریتی غیرمتمرکزی مانند دانشگاهها را بهبود و ارتقا بخشند.

 

*هزینه‌یابی بر مبنای فعالیت به وسیلهء تخصیص هزینه‌ها و سنجش هزینه کلی‌ برنامه‌ها و فعالیتها،به تشخیص و نحوهء اجرای اهداف با توجه به تصمیمات اخذ شده یاری می‌رساند.

 

باید اذعان داشت که گروههای آموزشی و واحدها به آموزش و اطلاعات‌ بیشتری نیاز دارند،چراکه آموزش و اطلاعات پیشرفته،باعث حذف غلو دربارهء وظایف پژوهشی و کوتاهی در خصوص وظایف مشاورهء دانشجویی می‌شود.به‌ علاوه،گروهها و اعضای هیئت علمی باید از تلاشهای روزافزون برای اختصاص‌ وقت به 41 نوع فعالیت تعیین‌شده،آگاه شوند.هردانشکده و هرگروه نیز باید اهداف مشخصی داشته باشد تا وقت اعضای هیئت علمی را به خود اختصاص دهد. فرایند ارزیابی باید تغییر کند تا بتواند،هرشخص را بر حسب انتظارات ارزیابی کند و سپس به اعضای هیئت علمی به خاطر دست‌یابی به اهداف در حوزهء تخصص‌ خود،به درستی پاداش دهد.برای مثال،از استادان مجرب و ماهر باید به اندازهء پژوهشگران تقدیر شود.مسئولان در کلیهء سطوح،از اجرای این فرایند به نکاتی پی‌ برده‌اند.واحدهای اداری دریافته‌اند که حتی اگر از جانب گروه آموزشی مربوطه‌ حمایت مالی نشوند،باید تلاشهای خود را در زمینه‌های آموزش،پژوهش و خدمات‌ عمومی گزارش دهند.رؤسای دانشگاه و مدیران گروه نیز می‌توانند،از گزارشهای‌ موجز اطلاعات جمع‌آوری‌شده،برای اختصاص مجدد منابع بهره بگیرند و بودجه‌های دولتی را برای حمایت از فعالیتهای پژوهشی اعضای هیئت علمی تشریح‌ و در خصوص اهداف و وظایف مرتبط با تواناییهای اعضای هیئت علمی تجدید نظر کنند.در نهایت،رئیس دانشگاه می‌تواند با رئیس دانشکده،دربارهء زمان و هزینه‌های‌ مرتبط با هرفعالیت،بحث و گفت‌گو کند.دانشگاهها،با تکمیل این اطلاعات در خصوص ظرفیتهای فعالیت هررشته،می‌توانند شاخصهای بهره‌وری پژوهشی و اعضای هیئت علمی را تعیین کنند.

 

با پذیرفتن این راهکار،مؤسسه‌ها باید از ویژگیهای زیر برخوردار باشند.

 

*برخورداری از فرایند بودجه‌ای توسط هرگروه آموزشی.

 

*برخورداری از سیستمهای اهداف و انتظارات اعضای هیئت علمی در هرگروه‌ آموزشی.

 

*داشتن سیستمی برای پیوند این دو نوع داده در سطح اعضای هیئت علمی،طی‌ دورهء بودجه‌بندی.

*برخورداری از سایر شاخصهایی که به بررسی نتایج حاصل از فرایند می‌پردازند.

 

*داشتن فعالیتهای دانشگاهی با توضیحاتی که به تعریف این فعالیتها می‌پردازند.

 

در آستانه هزاره سوم،مؤسسهء آموزشی باید برای ادارهء درامدهای اندک، هزینه‌های روزافزون،افزایش ثبت نام دانشجویان و درعین‌حال ارائهء آموزش با کیفیت بهتر،چاره‌ای بیندیشد.راهکار هزینه‌یابی مبتنی بر فعالیت ارائه‌شده در این‌ مقاله،روش دیگری برای انجام این وظیفهء خطیر ارائه می‌دهد.

 

مؤسسه‌های آموزشی می‌توانند،با ترکیب بودجهء فعلی و سیستمهای ارزیابی با اطلاعات مربوط به اهداف هیئت علمی،درک بهتری از عملکرد خود و راهی که‌ در پیش دارند،به دست آورند.با اجرای این رویکرد،فعالیتها به تفصیل در مقوله‌های خاص گنجانده می‌شوند و به مدیران اجازه می‌دهد تا دربارهء فعالیتهای‌ مهم خود،بر حسب هزینه‌های ایجادشده برای مؤسسه بحث کنند.هم‌چنین با این‌ کار می‌توان از مشکلات ناشی از هزینه کردن در بخشهایی که مأموریتهای پیچیده‌ دارند،اجتناب کرد.بدیهی است که گزارشهای ارائه‌شده،برای رؤسای گروه، رؤسای دانشکده و رؤسای مرکزی،بسیار ارزشمند است.از ترکیب گزارشهای‌ ABC با اطلاعات به دست‌آمد دربارهء واحد(مثلا واحد اعطای بورس)که امکان‌ قضاوت در مورد نتایج به دست‌آمده از هزینه‌ها را فراهم می‌کند،می‌توان به‌ حداکثر فواید دست یافت.