مرکز دانلود خلاصه کتاب و جزوات دانشگاهی

مدیریت زمان [1]

زمان با ارزش ترین منبعی است که در اختیار انسانها قرار دارد ، زیرا که تمامی منابع دیگر به شرط وجود زمان ارزش می یابند و به همین دلیل در بسیاری از فرهنگ ها و زبان های مختلف ارزش و اهمیت توجه به زمان تکرار شده است . مهمترین وظیفه ی ما در زندگی این است که برای زمان اهمیت جدی قائل شویم و برای بهره گیری درست از آن باید برنامه ای داشته باشیم .

نگرش تاریخی به زندگی بشر نشان می دهد که هر قدر انسان از نظر علم و فن آوری بیشتر پیشرفت می کند ؛ به همان میزان اهمیت و ارزش زمان به عنوان یک منبع و سرمایه ی ذیقیمت بر وی آشکارتر می گردد .

بسیاری از بزرگان یکی از مؤثرترین عوامل دستیابی به موفقیت را استفاده صحیح و بهینه از فرصتهایی که در اختیار است ؛ دانسته اند . امام علی ( ع ) می فرمایند : « فرصت چون ابری است که می گذرد ، پس از فرصت ها نیکو بهره برداری کنید » . ولتر نویسنده ، فیلسوف و متفکر بزرگ فرانسوی ؛ در جواب به این سؤال که دو تن از شخصیت ها از وی می پرسند : که آن چیست که همواره حداکثر ندامت و پشیمانی را به همراه دارد و بیش از هر چیز دیگری مورد بی توجهی قرار می گیرد ؟ می گوید : « زمان » . زمان حالت مادی ندارد که بتوانیم آن را تصرف کنیم ؛ ضمن اینکه به مقدار محدودی در اختیار ماست . قابل پس انداز هم نیست و اگر به طور مطلوب از آن استفاده نکنیم ؛ از دست رفته به حساب می آید .

در دهکده ی جهانی امروز ، تنها با داشتن دانش و سرمایه نمی توان موفق شد ، زیرا یکی از عوامل مؤثر در کسب موفقیت ، استفاده بهینه از زمان و وقت در کار است . مدیر از دو عامل تجزیه و تحلیل و برنامه ریزی ، که هدف از به کار گیری آنها جلوگیری از اتلاف وقت و تنظیم زمان کار است ، می تواند استفاده کند . یکی از بهترین راه های استفاده از زمان محدود و با ارزش بکار گیری دائمی و هوشیارانه از زمان « مدیریت زمان » است . مدیریت زمان را می توان به حساب آوردن هر دقیقه ، حذف کارهای غیر ضروری و پرداختن به ماهیت اصلی کار دانست .

مدیریت زمان ما را یاری می دهد و به ما توصیه می کند که :

1- دیدگاه مناسبی در رابطه با فعالیت های بلندمدت و اولویت ها بدست آوریم ؛

2- فرصت بیشتری برای خلاقیت فراهم کنیم ؛

3- از فشار روانی خود بکاهیم ؛

4- زمان بیشتری به خود ، خانواده و دوستانمان اختصاص دهیم .

 

اصول مدیریت زمان

1- هدف گذاری : هدف چیزی است که انسان را به سوی عمل صحیح سوق داده و هدایت می نماید . باید اهداف مشخص ، روشن ، دقیق ، مدون ، قابل اندازه و تحقق باشند . از اهداف خود فهرستی تهیه کنید .

2- تعیین اولویت : در صورت وجود اهداف متعدد باید اولویت ها برای اهداف منظور گردند .

3- رعایت اولویت : مدیریت زمانی وقتی نتیجه می دهد که کارهای روزانه همیشه به ترتیب درجات اولویت انجام شوند . در حقیقت تا کار مهمتری انجام نشده نباید کارهای کم اهمیت تر را انجام داد .

دسته بندی کارها از دیدگاه مدیریت زمان

1- کارهای مهم و فوری

2- کارهای مهم اما غیر فوری

3- کارهای فوری اما غیر مهم

4- کارهای کم اهمیت و غیر فوری

5- کارهای بیهوده و وقت گیر

باید از میان همه ی این کارها بیشترین اولویت را به کارهای دسته دوم داد .

قوانین مدیریت زمان

گاردینر و همکاران [2] ( 1994 ) دو قانون کلی زیر را در این ارتباط مطرح می نمایند :

1- قانون 20 : 80 : این قانون ابتدا توسط پارتو [3] ، اقتصاد دان ایتالیایی ارائه شد . بر اساس این قانون 80 درصد ارزش یک مجموعه ناشی از فقط 20 درصد اعضای آن مجموعه است . یعنی این امکان وجود دارد که با صرف 80 درصد از زمان تنها 20 درصد نتایج حاصل شود .

2- قانون سیستم ABC : این سیستم استفاده گسترده تری در مدیریت زمان دارد و کارها در این سیستم به صورت زیر و درجات A،B وC تقسیم می شوند :

• درجه A: بدین معنی است که باید کار مورد نظر ترجیحاً همین امروز و یا هر چه زودتر انجام شود . اگر انجام نشود می تواند نتایج منفی داشته و در بعضی موارد آسیب جدی به سیستم مدیریت وارد کند .
• درجهB : بدین معنی است که باید کار مورد نظر بزودی انجام شود و اگر در زمان پیش بینی شده انجام نشود ، به درجهA تبدیل خواهد شد .
• درجهC : بدین معنی است که کار مورد نظر می تواند بدون داشتن اثرات منفی به تعویق بیفتد . برخی از این کارها محدودیت زمانی ندارند ولی برخی دیگر می توانند به کارهای درجه AیاB تبدیل شوند .

 

سه گام اساسی در مدیریت زمان

سه گام اساسی در مدیریت زمان به شرح زیر وجود دارند که در شکل ( 1) نیز نشان داده شده اند :

اولین گام نیاز به اختصاص زمانی برای برنامه ریزی و تعیین اولویت ها می باشد . دومین گام انجام بالاترین اولویت را در وظیفه توضیح می دهد . در گام نهایی ، شخص باید مجدداً کارها را اولویت بندی نماید که بسته به اطلاعات جدید دریافت شده انجام شود . از آنجا که این فرایند دوره ای است باید همه ی این گام ها پشت سر هم انجام بشوند .

متاسفانه دو اشتباه رایج مدیران تازه کار ؛ دست کم گرفتن اهمیت یک برنامه روزانه و منوظر نکردن زمان کافی برای برنامه ریزی می باشد . اگر مدیر به دنبال کارآیی بواسطه اداره وضعیت بحرانی می باشد ؛ برنامه ریزی روزانه ضروری است . شاید مدیران باور داشته باشند که آنها غیر مفید هستند ، اگر آنها در کنار میز خود بنشینند و برنامه ای برای مراقبت روزانه طراحی کنند ؛ بجای آنکه وظیفه خاصی انجام بدهند ؛ بهتر خواهد بود .

 

بیماری عجله [4]

فوریت بیش از حد زمانی با افزایش فشار کاری و خطرات مربوط به آن در ارتباط بوده است . بیماری عجله واژه ای بود که لاری دوسی [5] ( 1994 ) برای اثرات آسیب رسان کمبود زمان استفاده می کند . مک گی و کوپر [6] ( 1994 ) بیماری عجله را بعنوان عجله عادتی ، غیر ضروری یا بدون اختیار که منجر به تسریع در کارکردهای طبیعی بدن می گردد ؛ که در نهایت منجر به آسیب به سلامت ما می شود ؛ تعریف کردند .

فهرست تعدادی از نشانه های بیماری عجله را که شاید بخواهید در خود یا همکاران خودتان ملاحظه کنید که در چهرگوش ( 13-3 ) ارائه شده اند .

پرستاران زمان خودشان را چگونه سپری می کنند ؟

پرستاران بزرگترین گروه منفرد از کارکنان مراقبت از سلامتی هستند . صرفنظر از تعداد که به تنهایی تضمین کننده توجه آنها به کارآیی و اثر بخشی و مدیریت زمان نمی باشد ، اثر نوبت کاری در گردش یک مسئله مورد توجه در پرستاری بوده است . در پرستارانی که نوبت کاری در گردش دارند ؛ اشتباهات دارویی گزارش شده دو برابر بیشتر از پرستارانی است که نوبت کاری در گردش ندارند . همچنین در پرستاران شبکار و نوبت کاری در گردش ؛ کم خوابی و کیفیت پائین تر خواب ، استفاده بیشتر از داروی

 

نشانه های بیماری عجله

• عجله اعم از اینکه آن کار اهمیت دارد یا ندارد .

مثال : ترک سالن سینما قبل از اینکه مدت نمایش به پایان برسد . در هنگامی که اتوبوس توقف می کند می خواهد نفر اول باشد که سوار می شود .

• هنگامی که شخصی وقتش را می گیرد ؛ عصبانی می شود .

مثال : زمانی که شخصی در صف جلوی شما می ایستد ، عصبانیت خود را نشان می دهید . زمانی که شما مجبور به انتظار برای پرداخت پول هستید ؛ عصبانی می شوید .

• زمان بندی بیش از حد برای زندگی خودش انجام می دهد .

مثال : پُر کردن هر وقت آزاد با فعالیت ها و رویدادهای سازمان دهی شده . برنامه ریزی برای کودکان خودتان برای شرکت در کلاس های فوق برنامه ورزشی در هر روز هفته و حتی روزهای تعطیل .

• اگر شخصی یا هنرپیشه ای در فیلم آرام صحبت بکند بی حوصله می شود .

مثال اشخاصی که به طور مکرر اصرار می کنند که هدف را نشانه بگیر . عصبانیت خودشان را در هنگامی که در یک راه بندان گیر کرده اند ، نشان می دهند .

• اعتیاد به سرعت

مثال : به یک باره و خیلی سریع درباره چند چیز صحبت می کنند :

خیلی سریع رانندگی می کنند .

خیلی سریع غذا می خورند .

• ضعف در درک زمان

مثال : نا آگاه از باز شدن شکوفه ها در بهار .

آنچه را که شما برای نهار خودتان دارید ؛ نمی پرسد . عدم توجه به مردمی که در اطراف آنها هستند .

خواب آور و چرت زدن در محل کار یا در حین رانندگی و بعد از کار گزارش می شوند .

تعدادی از مطالعات توجه به چگونگی استفاده پرستاران از زمان خودشان بویژه در پرستاران شاغل در مؤسسات مراقبتهای بحرانی داشته اند . در مطالعه ی انجام شده توسط ائی ، جی مورفی [7] او دریافت که پرستاران روزانه درگیر انجام 93 فعالیت مختلف که متفاوت با داروسازها می باشند مه بطور متوسط در یک روز عادی کاری درگیر 26 فعالیت هستند . در مطالعه ی دیگر که بوسیله آرتورآندرسن [8] و همکارانش انجام شده آنها دریافتند که فقط 35 در صد از وقت پرستاران برای مراقبت مستقیم مددجو ( برنامه ریزی ، بررسی ، آموزش ، و فعالیت فنی ) صرف شده بود و تخمین زدند که 20 درصد زمان آنها صرف ثبت گزارش ها می شود و بقیه زمان آنها برای انتقال بیماران ، انجام پردازش ، مسئولیت های اداری ، و خدمات اقامتی صرف شده بود . این دسته بندی ها از یک مطالعه به مطالعه ی دیگر متفاوت می باشند اما میزان زمان صرف شده در مراقبت مستقیم معمولاً کمتر از نصف روز کاری بوده است . در مراقبت طولانی مدت ، بخش بیشتری از زمان پرستاران صرف ارائه مراقبت مستقیم شده و حتی توجه بیشتری به انجام همزمان دو یا چند کار نظیر : آموزش به بیمار همراه با حمام دادن یا تغذیه شده است . آنها همچنین در طی غذا خوردن و زمان های استراحت نیز به انجام فعالیت های سازنده ای نظیر : هدایت کارمند کمکی یا تکمیل و ثبت گزارش ها ادامه می دادند .

هر تغییری در توزیع زمان صرف شده برای فعالیت های گوناگون می تواند تاثیر قابل ملاحظه ای بر مراقبت بیمار داشته باشد .

پرسکوت و همکاران [9] ( 1991 ) در یک مورد پیشنهاد کردند که اگر بیشتر مسئولیت های اداری بخش بتواند از پرستاران به کارکنان غیر پرستاری واگذار بشود ؛ در هر نوبت کاری در حدود 48 دقیقه در وقت هر پرستار صرفه جویی م یشود و پرستاران بیشتر می توانند به ارائه مراقبت از بیماران بپردازند و در یک بیمارستان بزرگ با 600 پرستار تمام وقت روزانه 307 ساعت به مراقبت مستقیم از بیمار اضافه می شود که معادل افزایش کار 48 پرستار تمام وقت اضافی در مراقبت مستقیم از بیماران می باشد .

 

عوامل اتلاف وقت و شیوه ی مبارزه با آنها

مدیریت همراه با بحران : مدیریت همراه با بحران به معنای برخورد با بحران ها بعد از وقوع آنها است . بهترین راه مقابله با بحران جلوگیری از وقوع آن می باشد . بهترین شیوه ، پیش بینی بحران و برنامه ریزی برای جلوگیری از وقوع ان است . چنانچه جلوگیری از وقوع بحران غیرممکن باشد ، باید در جهت کاستن از اثرات آن تلاش بشود .

تلفن ، ضایع کننده تمام عیار وقت : مکالمات تلفنی عامل ایجاد گسستگی در روند کارها هستند ، بنابراین باید برای هر تماس تلفنی یک محدودیت زمانی مشخص گردد و موضوع های اصلی محور صحبت ها باشند تا بدین وسیله در وقت صرفه جویی شود .

برنامه ریزی نامناسب : تعیین هدفها و اولویت های مربوط به کار از مهمترین امور در مدیریت سازمان به شمار می روند . بدون داشتن برنامه ی مکتوب ، ساعت ها به هدر می روند .

مهمان ناخوانده : ممکن است دوست یا همکار و یا حتی رئیس شما باشد . برای کنترل اثر مهمان ناخوانده باید ابتدا تا حد امکان دریافت که وی چه می خواهد ؟ آنگاه باید با توجه به موقعیت یکی از موارد چهارگانه زیر را انتخاب کرد :

1- درخواست مهمان ناخوانده را ارزیابی کرد .

2- با او برای وقت دیگری قرار گذاشت .

3- به او پیشنهاد کرد تا موضوع را با شخص مناسب تر دیگری مطرح کرد .

4- او را تشویق کرد که خود چاره ای بیاندیشد .

بی کفایتی در واگذاری کارها به دیگران : باید به منوظر بهره وری بیشتر کارها را به افرادی واگذار کرد که آموزش های لازم را دیده باشند . باید همراه با واگذاری مسئولیت ، اختیارات هم به افراد تفویض گردد .

فقدان انضباط شخصی : یکی ازواژه های مهم مهم در مدیریت زمان انضباط شخصی است . برای انجام کار و رساندن آن تا مرحله ی نهایی ، نیاز به نظم و انضباط وجود دارد . یکی از دلایل عمده بی نظمی ، ضعف جسمانی و یا حتی خستگی است و با داشتن استراحت کافی و برخورداری از یک تغذیه مناسب می توان از بروز ضعف جسمانی جلوگیری کرد .

ناتوانی در گفتن « نه » : بسیاری از انسانها در گفتن « نه » ضعیف هستند . گاردینر و همکارانش ( 1994 ) می گویند : قدرتمندترین عامل در مدیریت زمان یک واژه ی دو حرفی کوچک یعنی « نه » است . عوامل و دلایل متعددی وجود دارند که مردم قادر به گفتن « نه » در قبال درخواست دیگران نیستند . بهترین شیوه برای برخورد با این عادت اجرای مراحل زیر است :

1- گفتن مؤدبانه « نه » در مقابل درخواست های نامعقول ؛

2- آوردن دلایل منطقی برای موجه نشان دادن کلمه « نه »

3- ارائه راه حل های معقول دیگر برای نشان دادن حسن نیت .

کارمندان بی کفایت : مسئله بی کفایتی کارکنان از دو جنبه ی بی کفایتی ناشی از کمبود نیروی انسانی و بی کفایتی ناشی از فقدان مهارت های لازم مطرح می باشد که هر دو جنبه ی آن مشکل آفرین است . در یک سیستم موفق ، کارآمدترین روش برای مقابله با مشکل کمبود نیروی انسانی ، آن است که کارکنان را یاری دهند تا از روش های مدیریت زمان بهره بگیرند ، یعنی کمترین زمان بیشترین نتیجه را به دست آورند . ضعف آموزش ، موضوع دیگری است که در رابطه با بی کفایتی کارکنان مطرح می باشد . مسئولیت آموزش کارکنان از وظایف مدیران است . باید مدیریت با کمک واحد جذب نیروی انسانی نیازهای آموزش کارکنان را مورد توجه قرار داده ، برنامه آموزشی را تنظیم و نتایج حاصل را مورد ارزیابی قرار بدهند .

 

کار امروز را به فردا گذاشتن : دو دلیل عمده برای این کار وجود دارند که عبارتند از :

1- ترس از شکست : هر گاه انجام کار با خطر همراه باشد یا انتظارات دیگران بالا باشند و فرد از مهارت و کارایی خود مطمئن نباشد ؛ به تعویق انداختن کار آسانتر است .

2- عدم وجود علاقه به کار : وقتی انسان علاقه چندانی برای انجام دادن کار نداشته باشد و ضرورتی برای حفظ زمان احساس نکند ؛ دیری نمی گذرد که دچار کسالت شده و دیگر حوصله ی انجام به موقع کارها را نخواهد داشت .

کاغذ بازی : یکی از مهمترین معضلات دستگاه اداری و از عوامل اتلاف زمان می باشد . هر چند که تصور می شد با ورود رایانه به عرصه کارهای اداری از شدت کاغذبازی کاسته شود ولی در عمل حجم آن چندین برابر گذشته شده است .

ناتمام رها کردن کارها : نیمه تمام رها کردن کارها یکی از اصلی ترین عوامل عدم دستیابی به نتیجه‌ی مطلوب است . با این کار در انجام وظایف روزانه انقطاع ایجاد می شود که این گسستگی می تواند زیان جدی به فرد و همکاران وی وارد کند .

واترورث [10] مطالعه ای بر روی 68 پرستار شاغل در پنج مؤسسه مراقبت سلامتی بریتانیا در طی سال های 1999 – 1995 و با هدف کشف چگونگی سازماندهی و اداره زمان توسط پرستاران بواسطه مشاهده و گفتگوهای غیر رسمی انجام داده که در نتیجه گیری های خود نادیده گرفتن تأثیر دیگران ، تیم وسازمان را که فردگرایی می باشد و عدم انتقاد از خود را به عنوان موانع اجرای موفق مدیریت زمان در پرستاری عنوان می کند که شاید منجر به ضعف در پرداختن به مشکلات و سازماندهی کار ، و هماهنگی مراقبت با دیگر کارکنان درگیر در مراقبت از سلامتی ، بشود .

 

نکاتی مهم برای استفاده بهینه از زمان

• فقط افکار خودتان را به روزی که در ان قرار دارید ، متمرکز کنید . به عبارت دیگر در زمان حال زندگی کنید به آینده امیدوار باشید . اگر در مورد آنچه که اتفاق افتاده خود را مقصر می دانید و یا در مورد آنچه که فردا به وقوع خواهد پیوست نگران هستید ؛ در حقیقت انرژی خود را به هدر می دهید .
• سحر خیز باشید : این امر به مرور به صورت عادت در می آید و زمانی که عادتی خوب در وجودتان تثبیت شد ، به صورت طبع دوم شما در می آید . کسب موفقیت از نتایج عادات مطلوب است .
• در اجرای امور خودتان تعلل نکنید . تصمیم بگیرید و از همین الان شروع کنید . مشغول انجام کاری بودن با اجرای مفید و مؤثر آن یکسان نیست . اجرای کار و فعالیت می تواند تنش زدا باشد ، اما در بر گیرنده ی اهداف نیست . با تمرکز منظم بر اولویت های برنامه زمان بندی شده ، می توانید از فرصت زمانی کوتاه ، بیشترین استفاده را بنمائید .

 

استفاده مؤثر و بهینه از زمان توسط مدیر پرستاری

مدیر پرستاری ممکن است طرحی را برای افزایش استفاده از زمان بواسطه ی تنظیم فهرست فعالیت‌هایش آغاز کند . بعد از آن آنچه را که در طول یک هفته بعنوان نمونه انجام داده ؛ ثبت و نحوه‌ی گذرانیدن اوقاتش را بررسی می کند . چه مقدار وقت صرف انجام کدام فعالیت شده است ؟ آیا روش صرف وقت بواسطه ی تصمیم گیری هوشیارانه ، عادت ، تقاضای شغلی ، قصور یا بصورت خودبخودی بوده است ؟ او دوست دارد چکار کند ؟ چگونه می تواند اتلاف وقت را به حداقل برساند ؟ سپس او اهداف کوتاه مدت ، میان مدت و دراز مدت را معین می کند . مشخص می کند که چه می خواهد انجام بدهد ؟ می خواهد چه چیزی زودتر انجام بشود ؟ لازم است به کدامیک از اهداف قبل از دیگری دست بیابد ؟ برای دستیابی به کدامیک از اهداف باید بیشترین مقدار زمان را اختصاص داد ؟ تنظیم اولویت ها به رفع تضادها در اهداف کمک کرده و او را در نحوه ی استفاده از زمان راهنمایی و هدایت می کند .

هنگامی که اهداف تعیین و دسته بندی شدند ؛ استراتژی هایی را برای دستیابی به آنها طرح می کند . او باید چه فعالیت هایی انجام بدهد ؟ چه فعالیت هایی اولویت کمتری دارند که باید حذف شوند ؟ سپس او جدول فعالیت ها را فراهم می کند . می توان از جعبه ای حاوی کارت های تقسیم کننده ی ماه و هفته و تکمیل کارت های مخصوص کار و وظیفه استفاده کرد . بطوری که کارت های انجام وظیفه در پشت کارت های ماه و یا هفته مربوطه قرار می گیرند . او همچنان که به مسئولیت های اصلی خودش در طول یکسال می نگرد ؛ ممکن است مقداری انعطاف پذیری در تعیین زمان کارهای خاص داشته باشد و می تواند از آنها برای کمک به ایجاد تعادل در فشار کاری در حیطه ی وظایفی مانند : آماده کردن بودجه ( که مجبور به تهیه ی آن در زمان مشخصی است ) ؛ استفاده کند .

می توان از تقویم های مختلف نیز استفاده کرد . ممکن است فردی انجام پروژه یا طرح بزرگی را برای یکسال بر روی تقویم دیواری برنامه ریزی کند . برای تنظیم کار ماهیانه می توان از دفتر ثبت رومیزی استفاده کرد که یک ماه را در یک زمان نشان می دهد . تقویم هفتگی یا روزانه ی جیبی نیز برای حمل در کیف دستی مناسب هستند . استفاده از برگه های کار روزانه نیز که نشان می دهند باید چه کاری را در چه ساعتی انجام داد ؛ می توانند مفید باشند . برای طرح یک جدول بندی دقیق تر و مؤثرتر از کار ، مدیر پرستاری به بررسی و شناخت اوقات پر مشغله و کم مشغله نیاز دارد . آیا او صبح ها هوشیارتر و مبتکرتر است یا در دیر وقت و شب هنگام ؟ آیا او از آن گروه افرادی است که صبح را با کندی و آهستگی آغاز می کنند ؟ آیا او در اواسط بعد از ظهر به نقطه ی حداقل انرژی می رسد ؟ فعال ترین زمان همراه با داشتن نوآوری در هنگام کار کردن به تنهایی زمان مناسبی برای تهیه ی جدول کار می باشد ( زمان داخلی اولیه ) . زمان خارجی وی بهترین زمان برای کار کردن با دیگران است . بهترین زمان که می شود برای ملاقات های اداری در نظر گرفت ؛ در هنگام عصر است که انرژی او به حداقل می رسد .

باید برای فعالیت های ویژه ی روزانه ، زمانی را اختصاص داد . فعالیت ها در جداولی ثبت شده و زمان انجام آنها نیز یادداشت می شوند . باید زمانی برای تماس های تلفنی و اندیشیدن در نظر گرفته بشود . باید ساعات آزاد برای انجام ملاقات های اداری به منشی داده بشود .

هر روز صبح در شروع کار ، چند دقیقه به برنامه ریزی اختصاص داده می شود و فهرست مختصری از آنچه که باید به ترتیب اهمیت انجام بشود ؛ برای برنامه ریزی آنچه که در طی آن روز انجام خواهد شد ؛ نوشته می شود . در پایان هر روز زمانی برای ارزشیابی آنچه که اتفاق افتاده ؛ اختصاص داده می شود .

یادگیری گفتن « نه » به طور خوشایندی سبب صرفه جویی در زمان می شود . به مدیر پرستاری توصیه می شود که از تقاضاها آگاهی داشته ؛ موقعیت خودش را شرح دهد . درک سایر افراد را مورد بررسی مجدد قرار دهد و از داشتن حالت تدافعی احتراز کند . برای مثال : وقتی از او تقاضا می شود در جلسه ای حضور به هم رساند ، او می تواند پاسخ دهد من دوست دارم که درباره ی اهداف موسسه خودم با کمیته ی شما گفتگو کنم ولی الزاماً ملاقات دیگری در همان زمان دارم . باباراجونز و سواسمیت با اهداف مؤسسه بسیار آشنا هستند . شاید بتوانید آنها را برای سخنرانی دعوت کنید ؛ آیا موافق هستید ؟

تفویض اختیار نیز سبب صرفه جویی در زمان می شود و به پیشرفت و تکامل دیگران کمک می کند . مدیر نیاز دارد مخاطره تفویض اختیاررا با بررسی فوریت نتایج مورد انتظار و اعتماد به منابع ؛ مورد ارزشیابی قرار بدهد . باید تفویض اختیار اختصاصی و مشخص باشد و با حمایت لازم انجام شود . هنگامی که درباره ی تکالیف مورد تفویض صحبت می شود ؛ باید مدیر از درک افراد مورد نظر مطمئن شود . باید بواسطه ی روشن ساختن ویژگی ها ، انتقال اختیار و بیان اینکه به فردی که اختیار به وی تفویض شده اعتماد داریم ؛ از تفویض معکوس [11] جلوگیری کرد . باید بواسطه آزمون ویژگی ها ، ارزشیابی نتایج حاصل از نظارت و ارائه بازخورد ، نتایج نهایی ارزشیابی شوند .

مدیران می توانند در طی زمان های آمد و شد و تغییر ، بسیاری از کارها را انجام دهند . به عنوان مثال ممکن است نامه های رسیده در حالی خوانده شوند که مدیر برای پاسخ دادن به تلفنی بر می گرددو گزارشها می توانند در ضمن آمد و شد به محل کار خوانده شوند .

با ساده یا مؤثر کردن اوراق کاری می توان در زمان صرفه جویی کرد ، جدول بندی و ایجاد ستون زمانی برای پاسخگویی به نامه ها می توانند از وقفه ها جلوگیری کنند . در صورتی که موقعیت ایجاب کند ، می توان از پاسخ استاندارد استفاده کرد . ماشین کردن بر روی کپی یا استفاده از کاربن در مورد نامه هایی که به پیرو نامه های قبلی پاسخ داده می شوند ؛ موجب صرفه جویی در زمان و فضای بایگانی مس شود . کد گذاری رنگی مفید است . ثبت تاریخ های انقضاء بر روی پرونده های بایگانی شده نیاز به مرور مجدد و بعدی مطالب را کاهش می دهد . دیکته کردن وقت کمتری را در مقایسه با نوشتن می گیرد و چنانچه ثبت مطالب ضروری نباشد ، می توان از تلفن استفاده کرد . خواندن انتخابی همراه با مرور فهرست مطالب و خواندن چکیده ی پاسخ های طولانی و گزارش ها سبب صرفه جویی در زمان می‌شوند ، مدیران نباید بر جزئیات تأکید کنند ؛ مگر در موارد ضروری ، زیرا که آنها سریعتر فراموش می شوند .

یادگیری روش های تندخوانی مانند : ضبط کردن بر روی نوار ، الگوی ال [12] ، چرخش اس [13] ، زمینه خوانی و خواندن برای درک معنی می توانند به حل مشکلات مربوط به خواندن مانند : کلمه به کلمه خواندن ؛ برگشت غیرارادی به موضوع و خواندن مجدد و تکرار کلمات ؛ کمک کنند .

روش های تقویت حافظه و گوش دادن نیز در نهایت موجب صرفه جویی در زمان می شوند . باید فرد در هنگام گوش دادن برای درک بهتر مطلب ، توجه بیشتری داشته ؛ از قضاوت خودداری و تماس چشمی را حفظ و حرکات بدنی را که نشان دهنده ی توجه او به آن چیزی است که سخنران می گوید ؛ مد نظر داشته باشد . سپس بواسطه تمرکز بر عقاید اصلی ، جستجوی ارتباط بین عقاید و انتخاب ساختار منظم مانند : توجه به عقاید اصلی و حمایت کننده فواید و مضرات ، یا تنظیم اطلاعات به ترتیب اولویت زمانی ؛ درک خود را از مطلب بیشتر می کند . باید فرد با گوش دادن به انچه که گفته می شود و مشخص کردن نحوه ی استنباط ، عواطف و روحیات خودش و بواسطه حرکات و زبان بدن و آهنگ صدا ؛ اطلاعات را تجزیه و تحلیل نماید . کاهش عوامل مخل و مزاحم برای اینکه گوش دهنده بتواند بر مطلب تمرکز پیدا کند نیز ضرورت دارد . ممکن است از روش های کلامی ، ذهنی و جسمی برای تحریک حافظه استفاده بشود . تکرار ، رفع ابهام ، روشن کردن ، و خلاصه کردن از روش های مؤثر کلامی محسوب می شوند و از جمله روش های ذهنی می توان ایجاد تمرکز ، تجسم ، وصل کردن یا ارتباط دادن ، تعیین موقعیت و مکان و مشخص کردن نکات مهم را ذکر نمود . ایجاد تمرکز بواسطه توجه به یک چیز در یک زمان واحد ؛ سبب جلوگیری از حواس پرتی ها می شود .

تجسم سبب ایجاد تصور ذهنی می شود و به یاداوری مطلب کمک می کند . وصل کردن سبب ایجاد ارتباط بین چیزها می شود و یاداوری بعدی را آسانتر می سازد . ارتباطات ممکن است بصورت علت و معلولی و بین قسمت هایی از یک کل یا چیزهایی که نزدیک به یکدیگر هستند و بطور منطقی و بواسطه با هم بودن ؛ متضاد یا موافق ، و با یکدیگر بودن ایجاد بشوند .

رفع ابهام و معلوم کردن ، روشی مبتنی بر حافظه است که از ساختار شناخته شده ای استفاده می کند که اغلب اطلاعات را تنظیم کرده و با قرار دادن در مکان های ویژه ای آنها را به خاطر می سپارند . تقسیم زیاد اطلاعات به مقادیر کوچکتر و قابل حل تر ، به حافظه در بخاطر آوردن آنها کمک می کند . فرد می تواند اطلاعات مورد نیاز را در یک گزارش به قسمت های جداگانه ای تقسیم کند یا تعیین کند که در دفاتر جداگانه چه اقلامی مورد نیاز هستند . روش های جسمی تحریک حافظه شامل : یادداشت برداری ، پرونده سازی ، و پیگیری می باشند .

استفاده از مکالمه های تلفنی بجای ملاقات های حضوری یا نامه نگاری سبب صرفه جویی در وقت می شود . منشی می تواند مکالمات تلفنی را غربال کند ، به گونه ای که در سایر فعالیت ها تداخل یا وقفه ای ایجاد نشود . همچنین برای ضبط مکالمه ها می توانید تلفن خودتان را به پیغام گیر مجهز کنید . باید فهرستی از شماره تلفن های ضروری نیز موجود باشد .

منشی دیدارهای حضوری با مدیر را تنظیم می کند . هنگامی که ساعات پذیرش حضوری مدیر را جدول بندی و برنامه ریزی می نماید ؛ می تواند دفعات ملاقات را در زمان مناسب تنظیم ، و او را از دلیل ملاقات آگاه سازد ، به گونه ای که او به اندازه ی کافی بتواند اماده بشود .

اگر جلسه در دفتر مدیر تشکیل بشود ، طول مدت آن را بهتر می توان کنترل کرد .

ممکن است مدیر به محل کار مرئوسین برود یا ملاقات کننده ها را در فضای باز ملاقات نماید . وقتی فردی وارد دفتری می شود ؛ مدیر می تواند با ایستادن از نشستن وی جلوگیری کند . بنابراین او موقعیت را کنترل می کند . او می تواند اولویت را مجدداً بررسی کرده ؛ وقت دیگری برای ملاقات تعیین کند . ملاقات را کوتاه کند یا با ملاقات کننده به مدت طولانی تری به بحث بپردازد . می تواند همزمان با صرف نهار درباره موضوع های مورد علاقه مشترک با مرئوسین به گفتگو بپردازد که این کار سبب می شود که مرئوسین از محدودیت وقت مدیر مطلع شوند .

مدیران زمان قابل ملاحظه ای را در جلسات صرف می کنند که بیشتر آن تلف می شود . این جلسات برای حل مشکلات همراه با مشارکت ، تصمیم گیری ، هماهنگی ، تبادل اطلاعات و مبتنی بر اصول اخلاقی تنظیم می شوند .

مدیر ابتدا هدف از تشکیل جلسه را ملاحظه می کند و چنانچه ضرورت نداشته باشد ؛ آن را هدایت نمی کند . باید شرکت کنندگان کلیدی در جلسه مشخص شوند و چنانچه آنها نتوانند در جلسه حضور پیدا کنند ؛ جلسه تشکیل نمی شود . معمولاً ساعات تشکیل جلسه ها برای قبل از نهار یا قبل از پایان وقت اداری تنظیم می شود تا به موقع تمام شوند . باید هدف از تشکیل جلسه به وضوح بیان شود و فردی به عنوان ناظر به طور دائم به بررسی اوضاع جلسه بپردازد . باید جلسه ها سر موقع شروع شوند . بیان هدف جلسه و پیروی از اکثریت از مسئولیت های مدیر است . او باید بیان مطالب را از مواردی که دارای اولویت بالاتری هستند ؛ آغاز کند به طوری که مواردی که دارای اولویت کمتری هستند ؛ باقی بمانند . باید مدیر بر تعبیرها و تفسیرها نظارت کرده و نتایج را مجدداً بررسی کند . تکالیف را مشخص و خط سیرها را روشن سازد . ممکن است در بعضی جلسه ها کارکنان جدید نیز به مدیر معرفی شوند که موجب صرفه جویی در وقت مدیر و رشد مرئوس جدید می گردد . بعضی از جلسه ها هم ممکن است به صورت تماس تلفنی یا ارائه کنفرانس تشکیل شوند .

 

به حداکثر رسانیدن استفاده مؤثر از زمان در سازمان

برنامه ریزی : از طریق برنامه ریزی مناسب سازمانی می توان در زمان صرفه جویی کرد . باید هدف از وجود مؤسسه تعیین شود و اهداف و مقاصد توصیف شوند و به ترتیب اولویت فهرست شوند . مدیر پرستاری تعیین می کند که چه کسی مسئول تنظیم فعالیت ها است ؟ چه کسی ، چه تصمیم هایی را اتخاذ می کند ؟ و درباره تصمیم های خاص باید به چه کسانی اطلاع داده شود ؟ او همچنین مشخص می کند که چه تصمیم هایی باید قبل از تصمیم های دیگر گرفته شوند ؟ باید چه اعمالی در ابتدا انجام شوند ؟ و باید فعالیت ها با چه مسیر و خط سیری تنظیم شوند ؟

تعیین و دسته بندی اهداف سبب تمرکز بر فعالیت ها و جلوگیری از اتلاف زمان به واسطه انجام نامناسب وظایف و انجام فعالیت های بی اهمیت می گردد . چنانچه افراد در مورد آنچه که از انها انتظار می رود به اندازه کافی مطلع باشند ؛ وقت خود را برای جستجوی آن چیزی که تصور می شود باید انجام دهند ؛ تلف نمی کنند . برآوردهای زمانی و توجه به محدودیت های زمانی به تنظیم جریان کار کمک می کند . بواسطه برنامه ریزی مناسب می توان از بروز مشکلات جلوگیری کرد و با کاهش مقدار زمانی که صرف مدیریت بحران می شود می توان زمان موجود را برای کار خلاق افزایش داد .

سازماندهی : به منظور انجام وظایف ضروری و دستیابی به اهداف مؤسسه ؛ مدیر مؤسسه را سازمان می دهد . نمودارهای سازمانی به روشن کردن این مطلب که مسئول کیست و چه کاری انجام می دهد ؛ به ما کمک می کنند . شرح وظایف این موضوع ها را بیشتر روشن می کنند . بواسطه سازماندهی می‌توان از ابهام در مورد اینکه چه کسی مسئول است و چه کسی در مورد چه چیزی اختیار دارد و نیز از دوباره کاری در انجام وظایف جلوگیری کرد . به واسطه قدرت و ایجاد استقلال می توان از مقدار زمانی که صرف حل تضادها توسط مدیریت می شود ؛ کاست .

کارکنان : برای صرفه جویی در زمان انتخاب کارکنان واجد شرایط حیاتی است زیرا که زمان کمتری صرف اصلاح و بهسازی فعالیت می شود . بهسازی نیروی انسانی به واسطه ایجاد آمادگی بهتر در کارکنان برای انجام کار سبب صرفه جویی بیشتر در زمان می شود . استفاده صحیح از نیروی انسانی به واسطه بررسی و شناخت کاری که باید انجام شود ؛ برنامه ریزی دقیق درباره تعداد و نحوه ی قرارگیری کارکنان ، انتخاب کارکنان بر حسب علاقه و توانایی های آنها برای انجام کار ؛ سبب کاهش بیشتری در اتلاف زمان می شود . وقتی علایق پرستار با اهداف سازمانی متناسب بود و او احساس خشنودی کرد ؛ رضایت شغلی وی افزایش پیدا می کند . متعاقباً تعداد غیبت ها هم بسیار کم می شود ، باید مدیر پرستاری که بر غیبت های دارای سابقه نظارت می کند ؛ دلیل آنها را مشخص کرده و آنها را تصحیح نماید . از آنجا که تأخیر موجب از دست دادن زمان می شود ، او انتظار آمدن سر وقت را دارد . چنانچه مدیر پرستاری علت مشکلات مؤثر بر کار مستخدم را بیابد باید او را برای دریافت کمک به طور مناسبی ارجاع دهد ؛ تا به واسطه حل مشکل : برای انجام کارهایش انرژی بیشتری داشته باشد .

هدایت : تعیین و تفویض وظیفه برای کارکنان از مسئولیت های مدیر پرستاری است . او وظیفه ای را که باید تفویض شود ؛ تعیین کرده و بهترین فرد را برای انجام کار مشخص می کند . به طور روشن درباره تکلیف صحبت می کند و به مرئوسین اجازه می دهد که به او در تعیین چگونگی انجام وظیفه کمک کنند و توانی متناسب با مسئولیت را در خود حفظ کنند . او تنظیم وتعیین نحوه ی کنترل و نظارت بر برآیند ها و ایجاد حمایت را در موارد مورد لزوم بر عهده دارد و به واسطه ی ساده کردن نظام های ارتباطی و عدم تشکیل جلسه هاس غیر ضروری می تواند سبب صرفه جویی در زمان شود . باید با راتباطی باز و رفتاری قاطعانه ؛ قبل از اینکه تضاد انرژی و زمان را تلف کند ؛ آن را فوراً حل نماید .

کنترل : مدیر پرستاری استانداردها را تنظیم ، و بر برآیندها نظارت می کند و بازخورد لازم را می دهد . او میزان نظارت و سرپرستی را با نیازهای مستخدم تطبیق می دهد ؛ و به محض مشخص شدن تخلف ؛ عمل انضباطی را انجام می دهد و کارکنانی را که خود را به حداقل استانداردها نمی رسانند ؛ بر کنار می کند و به واسطه ی مدیریت خود ؛ در زمان و انرژی صرفه جویی می کند .

 

فرایند بازاریابی [14]

فرايند بازاریابی شامل اطلاع رسانی بازار از خدمات ارائه شده و تنظیم خدمات متناسب با نیازهای بازار است . فرایندی پیچیده است که عموماً از حسابرسی ، تقسیم بندی بازار ، بازاریابی مختلط ، اجرا ، ارزشیابی و کنترل تشکیل شده است .

• حسابرسی [15] : شامل تشخیص ، جمع آوری و ارزشیابی اطلاعاتی است که برای ارزشیابی مناسبات موجود در بازار ؛ نیاز به آزمون دارند . باید نیاز و بخش های بازار مشخص شوند . گستردگی عرصه ی مورد نظر چقدر است ؟ آیا مشتریان روستایی ، شهری یا شامل هر دوی آنها می باشند ؟ چند مشتری دائمی وجود دارد ؟ سن ، شغل ، سطح درآمد و علایق آنها چگونه می باشد ؟ چند نفر از آنها از خدمات ارائه شده توسط موسسه شما آگاهی دارند ؟ آیا تعدا مشتریان در فصول مختلف متفاوت هستند؟

باید یک بررسی و شناخت در مورد سازمان نیز انجام شود . فلسفه ، مقاصد ، اهداف و اولویت های سازمان کدامند ؟ خدمات ارائه شده ، نقاط قوت و ضعف سازمان کدامند ؟ کدامیک از وضعیت های صنعتی بر شما تأثیر می گذارند ؟ چه نوع کنترل های داخلی و خارجی بر شما مؤثر می باشند ؟ چه نوع خدماتی بیشتر مورد استفاده قرار می گیرند ؟ چرا ؟ چه نوع خدماتی مصرف زیادی ندارند ؟ چرا ؟ آیا مواردی عاری از اعتبار وجود دارند ؟ اگر چنین است ؛ آیا می توان خلاء ناشی از آنها را پر کرد ؟ مواد ، فرآورده ها و نیروی انسانی چگونه فراهم می شوند ؟

چه کسی در مقابل دریافت خدمات پول می پردازد ؟ رقیبان چه کسانی هستند ؟ تعداد آنها چقدر است ؟ آیا تعداد آنها رو به افزایش است یا کاهش ؟ رقبای اصلی چه کسانی هستند ؟ در چه حیطه هایی خدمت می کنند ؟ قدرت و تعداد آنها چقدر است ؟ قیمت های آنها در مقایسه چگونه می باشد ؟ نمودار مددجویان حال و آینده شما چگونه می باشد ؟ آیا تعداد مددجویان با میزان خدمات ارائه شده توسط مؤسسه شما تفاوت دارد ؟ میزان استفاده مددجو از خدمات ارائه شده توسط مؤسسه شما چقدر است ؟ فلسفه قیمت گذاری خدمات در سازمان چگونه می باشد ؟ قیمت ها چگونه تعیین می شوند ؟ قیمتها از نظر کارکنان ، مددجویان و رقبا چگونه می باشند ؟ خدمات شما در چه مکانی ارائه می شوند ؟ تا چه اندازه ای در دسترس مددجویان می باشند ؟ آیا مددجویان برای دسترسی به خدمات باید چه مسافتی را طی کنند ؟ آیا شما نیز برای ارائه خدمات سفر می کنید ؟ اگر چنین است ، مسافت آن چقدر است ؟ آیا هزینه های سفر را خودتان پرداخت خواهید کرد ؟

می توان از ابزارهای متعددی برای شناخت و گردآوری داده ها به منظور حسابرسی استفاده کرد . استفاده از پرسشنامه تلفنی ، پستی یا مصاحبه های حضوری و مصاحبه های مفصل متداول هستند . می توان برای بحث در مورد موارد طرح شده ، از کمک دریافت کنندگان خدمات سود جست تا در مورد عنوان خاصی در گروه های متمرکز به بحث بپردازند . می توان برای گردآوری داده ها ؛ طرح های پژوهشی را برنامه ریزی و اجرا کرد .

• تقسیم بندی بازار : زیر مجموعه هایی از کل بازار را که دارای ویژگی های مشابه هستند ؛ مشخص می کند . این تقسیم بندی بر فرضیه ی وجود تفاوت در بین مصرف کنندگان مبتنی است . این تفاوت ها بر رفتار بازار تأثیر می گذارند . فرد می تواند واحدها یا قسمت های بازار را از کل آن جدا کند . معیارهایی که غالباً برای توصیف قسمتها به کار می روند عبارتند از :

1- جغرافیایی : روستایی یا شهری ؛

2- جمعیت شناختی : سن و نژاد ؛

3- روانشناختی : ارزشها ، عادات ، شیوه ی زندگی ؛

4- رفتاری : تعداد دفعات استفاده از خدمات ؛

5- فرایند خرید : آگاهی از خدمات و نحوه ی جستجوی خدمات .

• بازار یابی مختلط : از نتایج حسابرسی مربوط به نیازهای بخش های هدف استفاده می کند و شامل : محصول ، قیمت ، مکان و ارتقاء است .

محصول چیزی است که برای مصرف تهیه می شود تا نیاز یا درخواستی را مرتفع کند . ابداع خدمات ، تجزیه و تحلیل قیمت ها ، مزایا و بازارهای هدف نشان می دهند که کدام محصولات بیش از حد یا کمتر از حد یا متناسب با هزینه استفاده می شوند و کدامیک قوی یا ضعیف تلقی یا درک می شوند . از این اطلاعات برای تعیین محصول مناسب استفاده می شود . قیمت مورد مهم دیگری است . معمولاً صورت حسابها توسط سازمانهای بیمه کننده پرداخت می شوند . باید هزینه های غیر پولی نیز مانند : زمان و آسایش استفاده کننده نیز مد نظر قرار گیرند . باید کاهش هزینه های غیر پولی هم مد نظر باشد که به نفع مؤسسه ارائه دهنده ی خدمات و مصرف کننده می باشد . ویژگی های مهم مکانی شامل : محل فیزیکی ، ظاهر محل ، قابلیت دسترسی ، موجود بودن ، میزان مصرف منابع ، مهارت و تواضع کارکنان ، ساز و کارهای ارجاعی و توزیعی آنها می باشند . هدف این است که خدمت با توزیع مناسب و کافی ، مؤثر و تا حد امکان بدون دردسر و راحت به مصرف کننده عرضه بشود . ارتقاء بازاریابی ، مصرف کنندگان بالقوه را از وجود و در دسترس بودن محصولات و خدمات مطلع و آنها را از منافعش برای مصرف کننده آگاه می سازد . توجه به خواسته های مصرف کننده در ارائه خدمات سفارشی [16] اهمیت دارد . ارتقاء بازار به آگاهی ، علاقه ، تصمیم ، مصرف ، رضایت ، مصرف مجدد و توصیه می انجامد .

• اجرا : طراحی و اجرای برنامه ی بازار یابی ، پروژه هایی گران قیمت هستند که به کارکنان ماهر در بازاریابی نیاز دارند . وقتی افراد واجد شرایط در سازمان وجود ندارند ؛ می تواند از مشاورین خارج از سازمان استفاده کرد .
• ارزشیابی و کنترل : آخرین مرحله ی فرایند بازاریابی ، ارزشیابی و کنترل است و شامل : تعیین مقاصد و اهداف ، سنجش نتایج واقعی و برنامه ریزی شده ، مشخص کردن دلیل اختلاف بین نتایج با برنامه ، تصحیح اعمال مبتنی بر تجزیه و تحلیل علت ها و مرور مقاصد می باشد .

ارزشیابی را می توان اغلب ، کم و بیش ، یک روز در هفته ، ماهیانه ، سالیانه یا در مدت زمانی طولانی تر انجام داد تا بتوان چگونگی اجرا را بر حسب میزان دستیابی به نتایج مطلوب تعیین کرد .

 

[1] Time management

[2] Gardiner & etal

[3] Pareto

[4] Hurry sickness

[5] Larry Dossey

[6] Mc Gee - Cooper

[7] E.J. Murphy

[8] Arthur Andersen

[9] Prescott & associates

[10] Waterworth

[11] Reverse deligation

[12] L pattern

[13] S . Swirl

[14] Marketing Process

[15] Audit

[16] Taloring Services

http://daneshjooqom.4kia.ir/