مرکز دانلود خلاصه کتاب و جزوات دانشگاهی

مدیریت امور اداری و پشتیبانی

مقدمه

مديريت امور اداري و پشتیبانی موسسه در راستاي تحقق اهداف خود، اهم برنامه‌ريزي‌هاي خود را بر روي منابع انساني اجراي صحيح بخشنامه‌ها، آئين‌نامه‌ها و... در چار چوب مقررات و قانون نموده كه خلاصه‌اي از آن به‌شرح ذيل مرقوم مي‌گردد.

 

آشنایی با شغل مدیر امور اداری

مدیر امور اداری برنامه ریزی، هدایت و هماهنگی خدمات اداری و پشتیبانی سازمان را برعهده دارد. در یک سازمان کوچک او ممکن است مسئول همه وظایف بخش امور اداری باشد. ولی در سازمان های بزرگ، مدیر امور اداری مسئول مدیریت و نظارت بر کارکنان بخش امور اداری است.

مدیر امور اداری مجموعه وسیعی از خدمات را برنامه ریزی، هماهنگی و هدایت می کنند تا سازمان بتواند به صورت موثری کارکند. او وظایف گسترده و وسیعی را بر عهده دارد. مدیر امور اداری بر رعایت شدن استانداردها و قوانین در قراردادهای سازمان نظارت دارد. او الگوهای مصرف انرژی، استفاده از فن آوری و تجهیزات اداری را کنترل می کند مثلا ممکن است برای خرید تجهیزات و وسایل جدید برای کاهش هزینه های انرژی و یا تعمیر و نگهداری یا جایگزینی آینده تجهیزاتی مانند کامپیوتر برنامه ریزی کند. کار این مدیر در میزان بهره وری و رضایت کارکنان موثر است.

بخشی از وظایف مدیر امور اداری مربوط به کارکنان می باشد از جمله انجام امور استخدامی، موارد داخل سازمانی مانند ترفیع، جابجایی و..، اجرای دستورالعمل ها و آیین نامه های استخدامی، ارزشیابی عملکرد کارکنان، امور رفاهی و…

مدیر امور اداری در بسیاری سازمان ها و شرکت ها مسئولیت اجرای مناقصه ها و مزایده ها را برعهده داشته و بر امور انبارداری، نحوه نگهداری و ایمنی کالاها، تهیه کالاها و تجهیزات مورد نیاز، امور مربوط به خدمات عمومی مانند برگزاری جلسات و همایش ها نظارت دارد.

مدیر امور اداری در ساعات اداری معمول مشغول به کار بوده و عمده وقت کاری خود را در داخل سازمان یا شرکت می گذراند.

 

وظایف مدیر امور اداری

مدیریت و نظارت بر کارکنان بخش اداری

برنامه ریزی و نظارت بر بودجه های قراردادها، موجودی ها و تجهیزات

خرید، ذخیره سازی و توزیع لوازم و تجهیزات مورد نیاز واحدهای مختلف

نظارت بر نگهداری و تعمیر ماشین آلات، تجهیزات و…

اطمینان از رعایت شدن استانداردهای ایمنی و سلامت در محیط کار

انجام امور پرسنلی مانند امور استخدامی، امور داخل سازمانی (ترفیع، جابجایی، پاداش، تنبیه، مرخصی و…)، ارزیابی عملکرد، امور بیمه، وام و…

 

 

حوزه اداری و مالی

شرح وظایف معاونت اداری و مالی

- برنامه ریزی، سازمان دهی، هدایت، نظارت و کنترل بر امور اداری و مالی مؤسسه

- اجرای کلیه قوانین و مقررات مربوط به امور اداری و استخدامی، مالی و معاملاتی

- نظارت براجرای برنامه های کارآموزی کارکنان مؤسسه و اجرای طرحهای آموزش قبل و ضمن خدمت

- تامین نیروی انسانی متخصص مورد نیاز در واحدهای مختلف مؤسسه با توجه به پست های مصوب و مشاغل

- نظارت برصدور احکام و قراردادهای استخدامی، ماموریت ها و مرخصی ها

- نظارت بر مسائل انضباطی و رفاهی کارکنان

- نظارت بر انجام خدمات عمومی، تهیه لوازم و تجهیزات مورد نیاز مؤسسه، تامین آب، برق، گاز و حفظ وسایل و تجهیزات مصرف نشدنی، دستگاه های حرارتی، برودتی، تاسیساتی و ارتباطی و تعمیرات اساسی تجهیزات ساختمان های دانشگاه

- سازمان دهی وصول و انتقال درآمدها به حساب مؤسسه و پرداخت دیون مربوط مطابق با ضوابط و مصوبات

- مصوبات کنترل وضعیت اعتبارات و هدایت عملیات مالی مؤسسه

- پیش بینی و تامین تجهیزات مورد نیاز مربوط به سخت افزارهای جدید کامپیوتری

- نظارت بردریافت اطلاعات مورد نیاز در زمینه مسائل اداری و مالی

- پیش بینی و نظارت بر فراهم آوردن کلیه مواد مصرفی و وسایل و تجهیزات مورد نیاز مؤسسه

- تدبیرو آینده نگری جهت فضاهای فیزیکی مورد احتیاج

- ارائه گزارشهای توجیهی لازم به رئیس مؤسسه در خصوص وظایف مربوط به واحد های زیر نظر در صورت نیاز

- شرکت در شوراها، جلسات و اظهار نظر در مورد مسائل مختلف مالی و اداری در چارچوب مقررات و حفظ مصالح مؤسسه

- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان

- همکاری با معاونین مؤسسه

- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار در جریان قرار می گیرد.

- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه

 

 

شرح وظایف مدیر اداری و مالی

- پیش بینی کادر نیروی انسانی مورد نیاز و انجام امور استخدامی کارکنان مؤسسه با رعایت قوانین و مقررات استخدامی مربوط

- تنظیم و نگهداری پرونده استخدامی و صدور احکام مربوط اعم از انتصاب، ماموریت، تعلیق، ترفیع، مرخصی، اضافه کاری، حفظ و حراست از پرونده ها

- اجرای قوانین و مقررات، آیین نامه ها و دستورالعمل های استخدامی، رفاهی و بیمه کارکنان

- نظارت بر امور تدارکات، خدمات و کارپردازی

- نظارت بر امور انبارداری و تهیه و تنظیم دفاتر و اسناد انبار، خرید کالا و توزیع و تحویل کالاهای مورد درخواست به واحدهای متقاضی

- همکاری با حراست مؤسسه، تنظیم برنامه کار نگهبانان و تعیین ساعات کشیک آنها

- همکاری در انجام امور مربوط به مناقصه ها و مزایده ها مطابق مقررات جاری

- نظارت بر انجام امور مربوط به دبیرخانه، بایگانی، دریافت و توزیع نامه ها

- مشارکت در فرایند ارزشیابی کارکنان و ارائه پاسخ های لازم در این زمینه

- وصول درآمدها و مطالبات، پرداخت هزینه های مستمر و غیرمستمر طبق قوانین ومقررات مربوط

- تنظیم حساب درآمدها و هزینه ها، محاسبات کل و اموال منقول و غیرمنقول مؤسسه و تهیه گزارش عملیات مالی برای مسئولین ذیربط

- نظارت بر کلیه حساب های مالی و درآمدهای اختصاصی طبق مقررات

- تنظیم ونگهداری دفاتر اعتبارات روزانه، کل و معین برای حساب های مستقل بر حسب برنامه ها

- کنترل و رسیدگی به اسناد هزینه های مؤسسه درچارچوب قوانین و مقررات

- رسیدگی به حساب های بانکی مؤسسه و تهیه صورت مغایرت بانکی

- پرداخت حقوق و مزایای کارکنان و اعضای هیئت علمی و قراردادی و سایر هزینه های مؤسسه طبق مقررات

- تنظیم و نگهداری حساب کل مؤسسه و پی گیری در جهت تسویه حساب های سنواتی

- رسیدگی به تنخواه گردان و اسناد هزینه های مربوط به آن

- حفظ و حراست از دسته چک ها، اوراق بهادار و اسناد مالی

- برنامه ریزی جهت کنترل اموال، تجهیزات و وسایل، ثبت مشخصات دقیق هر یک، سرشماری به موقع امور مربوط به جابه جایی اموال و ارائه گزارش به مسئولان ذیربط

- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان

- همکاری در انجام سایر کارهای اداری با همکاران

- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار در جریان قرار می گیرد.

- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه

 

 

 

شرح وظایف کارشناس امور مالی

- پیگیری، کنترل وصول درآمدهای مؤسسه شامل شهریه ثابت و متغیر، هزینه خوابگاه، وام دانشجویی و...

- کنترل و ثبت کلیه هزینه ها

- تهیه و تنظیم ترازنامه های دوره ای

- بایگانی اسناد و مدارک مالی

- انجام وظایف و ارائه خدمات در قالب طرح اتوماسیون مؤسسه

- انجام عملیات دریافت و پرداخت مربوط به سپرده ها با بانک و مؤسسات طرف حساب

- رسیدگی به حساب های بانکی مؤسسه و تهیه صورت مغایرت بانکی

- پرداخت حقوق و مزایای کارکنان و اعضای هیئت علمی و قراردادی و سایر هزینه های مؤسسه طبق مقررات

- رسیدگی به تنخواه گردان و اسناد هزینه های مربوط به آن

- انجام کلیه امور مربوط به دریافت و پرداخت وجوه بر مبنای مقررات جاری

- انجام امور مربوط به پیش پرداخت ها، علی الحساب ها، اسناد و مدارک مربوط از نظر رعایت و اجرای قوانین و مقررات مالی

- اجرای کدینگ (طبقه بندی) حسابها، براساس شکل متحد، به منظور ایجاد وحدت رویه و قابلیت مقایسه گزارشات مالی بین مؤسسات پس از تصویب رئیس مؤسسه و هیئت امنا

- اجرای آن بخش از عملیات مالی مؤسسه که در چارچوب بودجه تفصیلی مصوب هیات امنا برعهده مدیر امور مالی می باشد

- نگهداری حساب اموال و نظارت بر حساب اموال مذکور و همچنین نظارت بر انبار

- تهیه گزارشات لازم از نحوه عملکرد جهت ارائه به مقام مافوق

- اجرای امور مالی مؤسسه با توجه به مقررات و قوانین مربوطه

- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان

- همکاری در انجام سایر کارهای اداری با همکاران

- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار در جریان قرار می گیرد.

- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه

 

 

شرح وظایف کارشناس امور رایانه

- ارائه خدمات رایانه ای در زمینه های آموزشی ، پژوهشی و اداری برحسب مورد به واحدهای ذیربط

- تحقیق و مطالعه در مورد سخت افزارها و نرم افزارها ی رایانه ای و استفاده از آخرین پیشرفت های فن آوری و اطلاعات

- پیش بینی تجهیزات مورد نیاز به رایانه ها و تامین و نگهداری سخت افزارها و نرم افزارهای لازم

- برنامه ریزی برای آموزش پرسنل در زمینه فن آوری اطلاعات در صورت لزوم

- ارائه خدمات مشاوره ای فنی در جهت تنظیم قراردادهای خرید، نگهداری ، تعمیر و پشتیبانی سخت افزارها و نرم افزارها

- ثبت و نگهداری سوابق مربوط به عملیات رایانه ای دانشگاه

- سامان دهی ، بهره برداری کارکنان و دانشجویان از خدمات اینترنتی و شبکه های داخلی مطابق ضوابط

- راه اندازی و مدیریت سایت دانشگاه

- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان

- همکاری در انجام سایر کارهای اداری با همکاران

- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار درجریان قرار می گیرد.

- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه

 

 

 

شرح وظایف مدیر فنی

 

- تهيه نقشه هاي پروژه هاي مؤسسه اعم از نقشه هاي تيپ و خاص ( فلزي و بتني).

- برآورد هزينه پروژه ها قبل از شروع.

- تشكيل جلسات مناقصه و دعوت از پيمانكاران رتبه بندي شده.

- تهيه پيش نويس قرارداد پروژه هاي عمراني.

- رسيدگي به صورت وضعيت ،تعديل و مابه التفاوت پروژه هاي مؤسسه و تنظيم اجازه پرداخت مربوطه.

- پيگيري و نظارت براجراي پروژه هاي تعميراتي شامل تعميرات جزئی و اساسي ساختمان اداری و آموزشی ، خوابگاهها. ودیگر ساختمانهای متعلق به مؤسسه.

-اظهارنظر کارشناسی دقیق در نگهداری بهینه ی كليه امور فني مؤسسه اعم از ساختماني و تأسيساتي.

- ارائه گزارش هفتگی ازروند پیشرفت پروژ ه به معاونت امور اداری مالی وبیان مشکلات احتمالی .

- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان.

- همکاری در انجام سایر کارهای اداری با همکاران.

- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار در جریان قرار می گیرد.

- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه.

 

 

شرح وظایف کارشناس دبیرخانه و بایگانی

- انجام امور تایپ، تکثیر، ثبت نامه ها و نامه رسانی

- پاراف نامه های تایپ شده قبل از امضاء مسئولین و مدیران

- بایگانی نامه های موضوعی و پرسنلی و دانشجویی که دستور ( بایگانی شود) دارد.

- اندیکس نامه های وارده و صادره

- توزیع نامه های ارجاع شده به معاونین و مسئولین

- راهنمایی و پاسخگویی مراجعه کنندگان در خصوص آخرین وضعیت نامه های واصله

- جوابگویی ارتباطات تلفنی، انجام امور فاکس عنداللزوم

- ابلاغ دستورات مکتوب ریاست به معاونین و مسئولین

- طبقه بندی و تعیین موضوعاتی که نامه باید تحت آن عناوین بایگانی شود.

- تشکیل پرونده و ثبت و تعیین شماره پرونده روی نامه ها با پیش نویس نامه ها

- انجام بایگانی روزانه نامه ها و پرونده ها

- تحویل پرونده و سابقه اشخاص فقط به افراد ذیصلاح در قبال اخذ رسید.

- مقابله نامه های تایپ شده با پیش نویس تهیه شده

- طبقه بندی و نگهداری احکام حقوقی و احکام اصلاحی شاغلین

- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان

- همکاری در انجام سایر کارها ی اداری با همکاران

- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار در جریان قرار می گیرد.

- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه

 

شرح وظایف حراست و نگهبانی

- حفظ و حراست از ساختمان و تاسیسات مؤسسه

- مراقبت از نظم عمومی و حفظ انتظامات مؤسسه

- کنترل ورود و خروج افراد و وسائط نقلیه، حمل و نقل اموال و اثاثیه طبق دستور صادره و ثبت آن در دفاتر مربوط و گزارش به مسئولین ذیربط

- گزارش فوری اتفاقات و حوادث غیر مترقبه نظیر آتش سوزی، دزدی و سایر حوادث و خرابیهای غیرمترقبه به مسئولان مؤسسه و انجام اقدامات احتیاطی اولیه و لازم

- پیش بینی لازم به منظور جلوگیری از بروز آتش سوزی، خرابی، دزدی و سایر حوادث و خرابی های غیر مترقبه در ساختمان یا اموال و سایر کالاها وتجهیزات

- گزارش چگونگی انجام وظایف و شرح کلیه پیشامدها در مدت نگهبانی

- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان

- همکاری در انجام سایر کارهای اداری با همکاران

- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار در جریان قرار می گیرد.

- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه

شرح وظایف خدمتگزار

- حضور در محل خدمت قبل از شروع و خروج از آن پس از پایان کار اداری و نظافت کامل اتاق ها، محوطه و راهروها، درب و پنجره و شیشه های مؤسسه

- مراقبت در تمیز نگهداشتن دائمی محل کار

- تخلیه ظروف زباله به طور مرتب

- نظافت، شستشو و ضدعفونی کردن سرویس های بهداشتی به طور مرتب

- مراقبت در حفظ و نگهداری لوازم و اثاثیه و دادن گزارش های لازم

- انجام اموری که مربوط به کار مؤسسه می باشد طبق دستوری که از مسئولین می گیرد.

- گزارش به موقع به مسئولین مربوط برای انجام فوری کارهای تعمیراتی یا تاسیساتی ساختمان

- تحویل گرفتن وسایل نظافت و سعی و جدیت در حفظ و صرفه جویی آن ها

- حمل و جابجایی اثاثیه و لوازم اداری در نهایت دقت

- دریافت پرونده ها، نامه ها و سایر مکاتبات و یادداشت های اداری و پیام های شفاهی و کتبی و توزیع و رساندن آن ها بین کارکنان و افراد دیگر

- تهیه چای و غذا برای کارکنان و نگهداری و نظافت لوازم و وسایل آبدارخانه

- راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان

- همکاری در انجام سایر کارهای اداری با همکاران

- رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار درجریان قرار می گیرد.

- انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور مؤسسه