مرکز دانلود خلاصه کتاب و جزوات دانشگاهی

شیوه نامه نحوه نگهداری و بايگاني اسناد و مدارک مالي

۱ـ هدف

به منظورتسهيل در اجرای صحیح مواد (۳۹) و (۴۰) قانون دیوان محاسبات کشور و در راستاي کاهش هزینه های مالی ناشی از نگهداری اسناد ، افزایش بهره وری نیروی انسانی، تبدیل اطلاعات منطبق با روشهای روز و تجهيزات جديد با سرعت و دقت مناسب و جلوگیری از سوء استفاده احتمالی از اسناد و مدارک مالی، شيوه نامه حاضر تهيه گرديده است .

 

۲ـ دامنه كاربرد :

اسناد و مدارك مالي موضوع ماده يك دستورالعمل تبصره ماده ۳۹ قانون ديوان محاسبات كشور .

 

۳ـ مسئوليت و اختيار :

مسئوليت اجراي شيوه نامه « حسب مورد» بر عهده مديران كل ديوان محاسبات استانها و حسابرسان كل بوده و مسئوليت هماهنگي امور جهت حسن اجراي شيوه نامه با مدير كل ديوان محاسبات استان تهران مي باشد . مدير كل ديوان محاسبات استان تهران هر سه ماه يك بار گزارشي از فرآيند اجراي شيوه نامه را به معاونت برنامه ريزي و امور اجرايي ارائه مي نمايد .

 

۴ـ تعاريف :

۱-۴- دستگاه اجرایی

دستگاههای مذکور در تبصره ماده (۲) قانون دیوان محاسبات کشور مشعر بر کلیه وزارتخانه ها، سازمانها، مؤسسات، شرکتهای دولتی و سایر واحدهایی که به نحوی از انحاء از بودجه کل کشور استفاده می نمایند و به طور کلی هر واحد اجرایی که بر طبق اصول (۴۴) و (۴۵) قانون اساسی مالکیت عمومی بر آنها مترتب بشود می باشد. واحدهایی که مشمول مقررات عمومی در مورد آنها مستلزم ذکر نام است نیز مشمول این تعریف می باشند .

 

۲-۴- اسناد و مدارک مالی

طبق تعریف مندرج در ماده (۱) دستورالعمل تبصره ماده (۳۹) قانون دیوان محاسبات کشور ( عناوین صورتحسابهای مالی، حسابهای درآمد و هزینه و دفاتر و اسناد و مدارک مربوط و گزارشاتی که توسط دستگاهها به دیوان محاسبات تحویل و یا توسط دیوان تهیه می گردد و همچنین اسناد و مدارکی که حسب موارد قانونی و یا به تشخیص دیوان محاسبات تحویل آنها به دیوان مقرر شده یا بشود تحت عبارت " اسناد و مدارک مالی " خلاصه می شود . )

 

۳-۴- میکروفیلم:

فیلمی است برای ذخیره اطلاعات نوشتاری در اندازه بسیار کوچک با قابلیت بزرگ نمایی و چاپ

۴-۴- میکرو فیش :

قطعه ای است از فیلم حاوی اطلاعات نوشتاری در اندازه بسیار کوچک با قابلیت بزرگ نمایی و چاپ

۵-۴- داده پیام :

طبق تعریف مندرج در ماده (۲) قانون تجارت الکترونیک عبارت از هر نمادی از واقعه، اطلاعات یا مفهوم است که با وسایل الکترونیکی، نوری و یا فناوری های جدید اطلاعات تولید، ارسال، دریافت، ذخیره و پردازش می شود .

۶-۴- رول میکروفیلم :

منظور رول فیلم ۱۶ میلی متری ۲۱۵ فوتی یک حلقه میکروفیلم می باشد که در صورت نگارش توسط باریکه لیزر بر روی آن امکان ذخیره ۱۲۰۰۰ تا ۲۴۰۰۰ فریم را در خود خواهد داشت .

 

۷-۴ واسط بادوام:

طبق تعریف مندرج در بند (ق) ماده (۲) قانون تجارت الکترونیک عبارت از وسایلی است که به موجب آن مصرف کننده بتواند شخصاً " داده پیام " های مربوطه را برروی آن ذخیره کند از جمله فلاپی دیسک، دیسک فشرده، دیسک سخت و یا پست الکترونیکی مصرف کننده .

 

۵- بخش اول : نحوه نگهداری اسناد و مدارک مالی

۱-۵- ضوابط

۱-۱-۵- فضای فیزیکی نگهداری اسناد و مدارک مالی اعم از جاری و راکد باید متناسب با شرایط استاندارد از قبیل قفسه بندی کافی، عاری از خاک و رطوبت، مجهز به وسایل اخطار و اطفای حریق كه داراي سيستم ايمني و حفاظتي مطلوب باشد .

۲-۱-۵- رعایت مفاد نامه معاون فنی و امور حسابرسی وقت دیوان محاسبات کشور به عنوان وزارت امور اقتصادی و دارائی و معاون هزینه و خزانه دار کل کشور الزامی است.

۳-۱-۵- مسئولیت نظارت بر حفظ و نگهداري اسناد و دفاتر مالی به استناد بند (۲) ماده (۳۱) قانون محاسبات عمومی کشور و سایر قوانین و مقررات مرتبط با موضوع با ذیحسابان ، مدیران كل امور مالی و يا عناوين مشابه در دستگاههاي اجرايي خواهد بود .

 

۲-۵- اقدامات اجرايي

۱-۲-۵- اسناد و مدارک مالی باید به ترتیب شماره ثبت دفتر روزنامه و به تفکیک سال و نوع اعتبار به همراه ضمائم مربوطه در محل مناسب بایگانی و برای حفاظت از آن مسئول مشخصی تعیین گردد .

۲-۲-۵- بر روی برچسب زونکن نام دستگاه اجرایی، نوع اعتبار، سال مربوطه و شماره اسناد موجود در زونکن مانند نمونه ذیل درج گردد.

نام دستگاه اجرائی : ..................

نوع اعتبار / بودجه:.......................

ســال : .....................................

شماره اسناد از .......... تا...........

شماره زونکن : ...............

 

۳-۲-۵- در صورت نیاز به خارج کردن موقت اسناد از بایگانی یا مشاهده موردی اسناد توسط افراد مجاز پس از اخذ رسید در دفتری ثبت خواهد شد به نحوی که مشخصات فرد مراجعه کننده، شماره و تاریخ مجوز، ساعت و تاریخ مراجعه، علت درخواست و تاریخ عودت سند به صورت شفاف مشخص شده باشد . مسئولیت تکمیل این دفتر و پیگیری اعاده اسناد به عهده مسئول بایگانی خواهد بود.

 

۶- بخش دوم : نحوه تبدیل اسناد و مدارک مالی به میکروفیلم

۱-۶- ضوابط

۱-۱-۶- اسناد غیر قطعی اعم از جاري و سنواتي از قبیل اسناد پیش پرداخت، علی الحساب و تنخواه گردان قبل از منظور شدن به هزینه قطعی قابل میکروفیلم نمی باشند .

۲-۱-۶- اصل تضمینات ( سفته، ضمانت نامه بانکی و نظایر آن ) و اسناد مالکیت اموال منقول و غیرمنقول قابل میکروفیلم نمی باشند .

۳-۱-۶- اولویت تبدیل اسناد و مدارک مالی به میکروفیلم با اسناد و مدارك مالي سالهای برنامه چهارم توسعه (۱۳۸۴ الی ۱۳۸۸) از محل بودجه کل کشور می باشد .

۴-۱-۶- تعیین اولویت اسناد و مدارک مالی قابل تحویل به دیوان محاسبات و تبدیل به میکروفیلم یا نگهداری عین آنها

پس از هماهنگی با مدیران کل دیوان محاسبات استانها و حسابرسان کل حسب مورد با ديوان محاسبات استان تهران (اداره میکروگرافیک و امحای اسناد) خواهد بود .

۵-۱-۶- تعیین محل اجرای عملیات تبدیل اسناد و مدارک مالی به میکروفیلم ( در محل دستگاه اجرایی یا دیوان محاسبات ) با تشخیص دیوان محاسبات استان تهران می باشد .

۶-۱-۶- عمليات تبديل اسناد و مدارك مالي به ميكروفيــلم به يكي از طرق ۱- راساً توسط ديوان محاسبات كشور ۲- توسط دستــگاه اجرايي ۳- توسط واگذاري به بخش خصوصي و تعاوني با تشخيص ديوان محاسبات استان تهران ( اداره ميكروگرافيك و امحاي اسناد ) صورت مي پذيرد .

۷-۱-۶- امور مربوط به تبدیل اسناد طبقه بندی شده به میکروفیلم قابل واگذاری به بخش غیردولتی نخواهد بود .

۸-۱-۶- در صورت واگذاری امور به بخش غیردولتی کلیه مراحل اجرای عملیات ( از ثبت اطلاعات تا میکروفیلم ) در محل دستگاه اجرایی یا دیوان محاسبات كشور با تشخیص و نظارت ديوان محاسبات استان تهران صورت می گیرد .

۹-۱-۶- مسئولیت اعلام طبقه بندی اسناد و مدارک مالی با توجه به ضوابط و مقررات به عهده بالاترین مقام دستگاه اجرایی ذیربط خواهد بود .

۱۰-۱-۶- اسناد و مدارک مالی ارائه شده در قالب فایلهای رایانه ای پس از تایید مدیرکل دیوان محاسبات استان / حسابرس کل ذیربط حسب مورد طبق فرم شماره (۲) قابل تبدیل به میکروفیلم خواهند بود .

تبصره ۱) مسئولیت تطبیق ، اصالت و عدم مغایرت فایل رایانه ای ارائه شده به ديوان محاسبات استان تهران با کلیه اسناد و مدارک مالی دستگاه اجرایی به عهده ذیحساب ، مدیر كل امور مالی و يا عناوين مشابه در دستگاه اجرایی ذیربط می باشد .

تبصره ۲) سامانه های رایانه ای فاقد شرایط مندرج در بندهای (ح)، (ط)، (ی) و (ک) ماده (۲) و ماده (۱۰) قانون تجارت الکترونیک قابل تبدیل به میکروفیلم نمی باشند .

۱۱-۱-۶- در صورت وجود شرایط و امکانات لازم در ديوان محاسبات استانهاتبدیل اسناد و مدارک مالی به میکروفیلم با هماهنگی و نظارت ديوان محاسبات استان تهران امکان پذیر خواهد بود .

۱۲-۱-۶- فهرست اسناد و مدارک مالی غیر موجود، مخدوش، تکراری و کپی شده جهت اقدام قانونی و رفع اشکال و رفع نقص برای رئیس دستگاه اجرایی ذیربط، ذیحساب ، مدیر كل امور مالی و يا عناوين مشابه در دستگاه اجرایی ارسال می گردد. پس از رفع اشکال و تائید نهایی مدیرکل دیوان محاسبات استان یا حسابرس کل ذیربط حسب مورد اقدام بعدی صورت خواهد گرفت .

۱۳-۱-۶- میکروفیلم های تهیه شده توسط ديوان محاسبات استان تهران در حکم اسناد اصلی می باشند .

۱۴-۱-۶- میکروفيلم هاي تهيه شده پس از عكسبرداري طبق اين شيوه نامه به استناد ماده ۶ دستورالعمل تبصره ماده ۳۹ قانون ديوان محاسبات كشور و اصلاحيه آن پس از مدت ۳۰ سال قابل امحاء خواهند بود .

 

۲-۶- اقدامات اجرايي

۱-۲-۶- ، ذیحساب ، مدیر كل امور مالی و يا عناوين مشابه در دستگاه اجرایی با هماهنگي مقام مجاز دستگاه اجرايي موظفند اسناد و مدارك مالي كه نگهداری آنها براي مدت طولانی مورد نياز می باشد را شناسایی نموده و نسبت به تفکیک آنها با اطلاع حسابرس کل یا مدیرکل دیوان محاسبات استان مربوطه نسبت به ارسال فهرست آنها مطابق فرم شماره يك به ديوان محاسبات استان تهران جهت تعيين اولويت و چگونگي تبديل اسناد و مدارك مالي اقدام مي نمايد .

۲-۲-۶- اصل اسناد و مدارک مالی مي بايست به همراه صورتحساب های دریافت و پرداخت ماهانه و نهایی ( صورتهای مالی، حساب سود و زیان و ... ) به انضمام مدارک مربوط برای تبدیل به میکروفیلم طبق فرم شماره (۱) ، (در سه نسخه) ، تحويل ديوان محاسبات استان تهران گردد .

۳-۲-۶- پس از تأئید و تبدیل اسناد و مدارک مالی به میکروفیلم، یک رول از میکروفیلم های تهیه شده در محل مناسبی در ديوان محاسبات استان تهران نگهداری می شود.

۴-۲-۶- پس از تهیه صورتجلسه تطبیق اسناد و مدارک مالی با میکروفیلم های تهیه شده و تأئید آن توسط ديوان محاسبات استان تهران، اصل اسناد و مدارک مالی کاغذی طبق ضوابط و اقدامات اجرايي مربوطه ، امحاء خواهد شد .

۵-۲-۶- در صورت نیاز دستگاه اجرایی به اســناد و مدارک میکروفیلم شده پس از اعلام کتــــــــبی مراجع ذیصلاح ( موضوع بند

۲-۲ نامه شماره ۲۳۸/۴۰۰/۲ مورخ ۲۷/۸/۱۳۸۱ ) و دیوان محاسبات استانها یا حسابرسان کل حسب مورد یک نسخه تصویر تهیه شده از سند مورد نیاز تحویل واحد درخواست کننده خواهد شد .

۷- بخش سوم : نحوه امحای اسناد و مدارک مالی

 

۱-۷- ضوابط

۱-۱-۷-

اصل تضمینات ( سفته، ضمانت نامه بانکی و نظایر آن ) و اسناد مالکیت اموال منقول و غیرمنقول قابل امحاء نمی باشند .

۲-۱-۷- میکروفیلم های تهیه شده پس از عکسبرداری طبق این شیوه نامه با تشخیص ديوان محاسبات استان تهران پس از مدت ۳۰ سال قابل امحاء خواهند بود .

۳-۱-۷- پس از تبدیل اسناد و مدارک مالی به میکروفیلم و تاييد و امضاي صورتجلسات انطباق اسناد و مدارك مالي با ميكروفيلم و يا صورتجلسات انطباق فايلهاي رايانه اي با ميكروفيلم حسب مورد ، اصل اسناد و مدارک مالی طبق فرم شماره (۳) امحاء خواهد شد .

۴-۱-۷- اسناد و مدارک مالی درصورت عدم ضرورت و کمبود امکانات و عدم نیاز حداقل پس از گذشت ۳ سال بدون تبدیل آن به میکروفیلم با تشخیص دیوان محاسبات استان تهران پس از موافقت مدير كل ديوان محاسبات استان يا حسابرس كل مربوطه طبق ضوابط مربوط حسب مورد قابل امحاء خواهند بود .

تبصره ۱) اسناد و مدارک مالی مهم از قبیل قراردادهای خارجی، اسناد مربوط به بازسازی مناطق جنگ تحمیلی، کمکهای دريافتي و پرداختي كشورها و مجامع و سازمانهاي بين المللي قبل از ميكروفيلم قابل امحاء نخواهند بود .

تبصره ۲) اسناد و مدارک مالی مرتبط با طرحهای تملک دارائیهای سرمایه ای و یا قراردادها و پرداختهای مستلزم اخذ مفاصاحساب تا پایان بهره برداری از طرحها، قراردادها و تسویه حساب نهایی قابل امحاء نخواهند بود .

تبصره ۳) اسناد و مدارک مالی سنواتی و تاریخی و اسناد و مدارک واخواهی شده ( مطروحه در دادسراي ديوان محاسبات كشور و مراجع قضايي ونيز موارد مندرج در صورتهاي مالي دستگاههاي اجرايي ) تا تعیین تکلیف نهایی در مراجع ذيصلاح، قابل امحاء نمی باشد .

۵-۱-۷- گزارشات تهیه شده توسط دیوان محاسبات و نسخ اول صورتهای مالی و موافقتنامه های تحویلی به دیوان محاسبات و سایر مدارک مرتبط با موضوع و گزارشات تحویلی پس از انقضاء مهلت مقرر در بند (۴-۱-۷) و تأئید مدیرکل دیوان محاسبات استان / حسابرس کل ذیربط حسب مورد قابل امحاء خواهند بود .

۶-۱-۷- نسخ دوم اسناد و مدارک مالی و نیز مدارک غیر ضرور طبق مفاد شیوه نامه پس از تأئید مقام مجاز دستگاه اجرايي و نيز ذيحساب ، مديركل امور مالي و يا عناوين مشابه در دستگاه اجرايي ذيربط قابل امحاء خواهند بود .

۷-۱-۷- اسناد و مدارک مالی که شرایط مقرر در بند (۱-۷) را طی نموده باشند با اعلام ديوان محاسبات استان تهران (اداره میکروگرافیک و امحای اسناد) و اطلاع سازمان اسناد ملی ایران برابر مقررات و ظرف مهلت مورد توافق نسبت به حمل و فروش آنها و تبدیل اسناد به خمیر اقدام خواهد شد .

۸-۱-۷- مسئولیت وجود هرگونه سند غیرقطعی و سنواتی و همچنین تطبیق با این شیوه نامه در محموله اسناد و مدارک مالی ارسال شده جهت امحاء به عهده ذیحساب ، مدیركل امور مالی و يا عناوين مشابه در دستگاه اجرایی ارسال کننده می باشد .

۹-۱-۷- ديوان محاسبات استان تهران (اداره میکروگرافیک و امحای اسناد) تا اجرای مرحله نهایی نظارت کامل را اعمال خواهد نمود .

 

۲-۷- اقدامات اجرايي

۱-۲-۷- ذیحساب ، مدیركل امور مالی و يا عناوين مشابه در دستگاه اجرایی مشمول موظفند اسنادی را که مهلت قانونی نگهداری آنها طبق بند (۴-۱-۷) این شيوه نامه منتفی شده را طبق فرم شماره ( ۳ ) به ديوان محاسبات استان تهران( اداره میکروگرافیک و امحای اسناد) اعلام نمایند .

۲-۲-۷- پس از دریافت موافقت ديوان محاسبات استان تهران (اداره میکروگرافیک و امحای اسناد) نسبت به تكميل فرم شماره (۳) در « سه نسخه » و ارسال اسناد و مدارک مالی طبق مفاد این شیوه نامه اقدام خواهد شد .

۳-۲-۷- ذیحساب ، مدیر كل امور مالی و يا عناوين مشابه در دستگاه اجرایی ارسال کننده اسناد و مدارک مالی ، مي بايست امضاء افراد مسئول و مرتبطی را که لازم می داند مانند مسئول حراست، بایگان اسناد و ... اخذ نموده و تصویر آن را پیوست فرم شماره (۳) نماید .

۴-۲-۷- توزین وسیله حمل اسناد و مدارک مالی مورد ارسال قبل و بعد از بارگیری و صدور قبوض مربوط الزامی است .

۸- بخش چهارم : تعرفه خدمات تبديل اسناد و مدارک مالی به میکروفیلم

 

۱-۸- ضوابط

۱-۱-۸- تبدیل اسناد و مدارک مالی کاغذی هر برگ کاغذ ۴۰۰ ریال .

۲-۱-۸- تبدیل اسـناد و مدارک مالی الکترونیکی از طریق واسـط بادوام ( لوح فشرده، فایلهای رایانه ای و ... ) هر فریم ۳۰۰ ریال .

۳-۱-۸- تكثير هر رول میکروفیــلم برابر با قیمت خرید رول میکروفیلم به اضافه ده درصد ( ۱۰%) قیمت رول فیلم خریداری شده .

۴-۱-۸- تعرفه ها سالانه قابل بررسی و تغییر خواهد بود .

تبصره- افزايشهايي كه پيش بيني نگرديده است با پيشنهاد مدير كل ديوان محاسبات استان تهران و تائید شوراي معاونين تعيين خواهد گرديد .

۵-۱-۸- حق نظارت بر بخش خصوصي و تــعاوني در مورد تبديل اسناد و مدارك مـالي به مبكروفيلم معادل ده درصد ( ۱۰%) كل مبلغ قرارداد منعقده دستگاه اجرايي با بخش خصوصي و تــعاوني مي باشد .

۶-۱-۸-صلاحيت شركتهاي بخش غيردولتي ، از نظر امكانات ، تجهيزات ، توانايي انجام كار و نيز صلاحيتهاي عمومي مورد نظر ديوان محاسبات كشور طبق آئین نامه مربوطه توسط كارگروهي مركب از نماينده رئيس كل ، معاون برنامه ريزي و امور اجرايي و مديركل ديوان محاسبات استان تهران تعيين و اعلام مي گردد.

۷-۱-۸- انجام امور دبير خانه اي مرتبط با ( بند ۷-۱-۸) توسط ديوان محاسبات استان تهران صورت مي پذيرد .

۸-۱-۸- به پيشنهاد ديوان محاسبات استان تهران و تصويب شوراي معاونين، ضوابط و چارچوب انعقاد قرارداد ديوان محاسبات با دستگاههاي اجرايي تعيين خواهد گرديد .

۹-۱-۸- مقام مجاز در ديوان محاسبات جهت تاييد وامضاء قرارداد هاي مربوطه با تفويض رئيس كل ديوان تعيين خواهد گرديد .

۱۰-۱-۸- هرگونه اقدام اجرايي و عملياتي موكول به انعقاد قراردادحسب مورد في مابين ديوان محاسبات و دستگاه اجرايي مي باشد .

۹ـ گردش كار :

الف - نحوه ارسال اسناد و مدارك مالي جهت میكروفيلم

 

ب- نحوه ارسال اسناد و مدارك مالي جهت امحاء